عادة ما يكون الملخص التنفيذي عبارة عن مخطط من صفحة واحدة لمذكرة أطول أو خطة عمل أو بيان صحفي أو اتفاقية قانونية أو أي مستند هام. يجب على الملخص التنفيذي أن يشرح لماذا ، وماذا وكيف المشكلة بطريقة مختصرة لمدير تنفيذي مشغول لا يملك الوقت للتفكير في التفاصيل. يجب أن تفترض أنه في حين أن القارئ مهتم بالموضوع ويفهم المفاهيم الأوسع المعنية ، فهو أو هي ليست على دراية تامة بالتفاصيل. كقاعدة عامة ، يجب أن يكون القارئ قادراً على التحدث بذكاء حول الموضوع بعد قراءة الملخص التنفيذي.
صف بوضوح في الفقرة الأولى ما حدث ولماذا حدث. من المرجح أن يكون قارئ ملخص تنفيذي مديرًا مشغولًا يتعامل مع مجموعة متنوعة من المشكلات ويواجه مشاريع متعددة في جميع الأوقات. يجب عليك بالتالي توضيح الأساسيات وإعادة توجيه القارئ قبل الدخول في التفاصيل الدقيقة. على سبيل المثال ، قد يقول فتح الملخص: "يعرض هذا التقرير تفاصيل اتفاقية المورد التي تم توقيعها في 21 مايو لتحديد الأسعار وجداول التسليم للإطارات التي سيتم شراؤها من شركة Tires Inc للعام القادم". سيساعد هذا الافتتاح القارئ على التذكير بأن الاتفاق كان مستحقًا لمزود الإطارات وأن يكون بمثابة تدريبات سريعة على الإحماء العقلي.
اذكر جميع النقاط الرئيسية في الاتفاقية ، من الناحية المثالية في نقاط متميزة. من السهل قراءة واستيعاب نقاط التعدادات عند تحطيم مشكلة معقدة إلى أجزاء سهلة الهضم. يجب أن توضح النقاط الفرعية أساسيات الاتفاقية ، بدلاً من الاستثناءات ، والبنود الخاصة أو التفاصيل الفنية. قد يرغب المسؤول التنفيذي الذي لا يتعامل مع الإطارات كل يوم في معرفة أن شركة Tires Inc. قد وافقت على الوفاء بأوامر الإطارات في غضون 25 يومًا تقويميًا ، ولكن لا تحتاج إلى معرفة أنه إذا كان الطلب لأكثر من 50.000 إطار ، فإن هذا الوقت المحتمل يزيد إلى 30 يومًا أو تنطبق الإطارات الخاصة التي يزيد قطرها عن 19 بوصة على قواعد خاصة. ببساطة مضيفا أن الطلبيات الكبيرة وأحجام معينة من الإطارات تنطوي على بنود خاصة تكفي. ضع في اعتبارك أن القارئ يمكنه دائمًا الرجوع إلى الاتفاقية القانونية الكاملة للحصول على التفاصيل.
اشرح سبب أهمية الاتفاقية القانونية. نظرًا لأن القارئ لن يكون على الأرجح خبيرًا في المجال ، فسيعتمد عليك في توضيح أهمية هذه الاتفاقية. هل كان السعر مفيداً على نحو غير عادي أم أن مهلة القيادة قصيرة للغاية أو كانت العقوبات شديدة الانحدار لعدم الوفاء بالطلبات في الوقت المحدد؟ اشرح نقاط القوة ، وإن وجدت ، نقاط الضعف في الاتفاقية. ضع في اعتبارك أنه إذا كنت القوة الدافعة وراء الاتفاقية ، فهذا أيضًا مناسب وربما هو الوقت الوحيد الذي يمكنك فيه الحصول على ائتمان لإنجازاتك.
قم بإنهاء الملخص عن طريق سرد الخطوات التالية. قد يتطلب توقيع الاتفاقية اتخاذ إجراءات إضافية ، مثل موافقة المقر ، أو الاتفاق نفسه ربما لم يكن مكتملاً ، بما في ذلك شرط ينص على أن جداول العرض الخاصة بإطارات الشاحنات لا تغطيها هذه الوثيقة القانونية وسيتم توقيع اتفاقية إضافية وقعت لهم في المستقبل القريب. هذا الإسقاط "المستقبلي" سيجلب الملخص إلى نتيجة منطقية ويعطي القارئ فكرة جيدة عما يجب توقعه بعد ذلك. وسوف يمهد الطريق للموجز التنفيذي التالي الذي يحتمل أن يتبع.
