يمكن أن يترافق ملخص تنفيذي مع أي نوع من التقارير - إنه مجرد دمج للتفاصيل المهمة إذا كان جمهورك لا يريد قراءة التقرير بالكامل نفسه. الاختلافات في التفاصيل الدقيقة. يجب عليك ضبط التنسيق القياسي لتتوافق مع موضوعك وجمهورك. إذا كان جمهورك عسكريًا ، تحذّر مجموعة التسويق الاستراتيجي أن البحرية تنتج وحدها أكثر من 500 مليون صفحة من الوثائق سنويًا. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، يجب أن يكون لديك اهتمام كبير لأن الموظفين قد لا يكون لديهم الكثير من الوقت للإنفاق على صفحاتك.
تنظيم المعلومات الخاصة بك
التحدي الأول الخاص بك هو تنظيم المعلومات في تقريرك بحيث يمكنك دمج الأجزاء الأكثر أهمية في وثيقة أقصر بكثير - ملخصك. انتقل إلى التقرير الكامل وألغى المعلومات التي تريد تضمينها في الملخص الخاص بك. يجب أن يكون ترتيب العرض مشابهًا لكيفية ظهور المعلومات في التقرير نفسه. ضمّن عناوين في الملخص الخاص بك تتطابق أو يمكن ربطها بسهولة بالأقسام الموجودة في تقريرك. إذا كان تقريرك لا يلائم العناوين ، فيمكنك تدوين الملاحظات في الملخص عند كتابتها ، مع توجيه القارئ إلى المكان الذي يمكنه فيه العثور على مزيد من المعلومات التفصيلية في التقرير الأطول. لا ترغب في تضمين بيانات محددة في الملخص ، ولكن يجب أن يتمكن القارئ من العثور عليها إذا كان يريد معرفة المزيد.
كتابة الملخص
الغرض من الملخص هو أن تشرح ، بأسرع وقت ممكن ، جميع المعلومات الأساسية التي يحتاجها القارئ لاتخاذ قرار بشأن المشكلة التي تتناولها. قم بإعداد ملخصك بحيث تظهر أهم المعلومات في البداية. يجب أن يتضمن هذا ذكر هدف ونطاق تقريرك وربما استنتاجك كذلك. قد لا ترغب في ترك جمهورك العسكري يخمن حتى آخر فقرة تلخيصك. استنادًا إلى محتوى التقرير ، يمكنك اتباع الإجراءات التي يجب تنفيذها والبحث الذي أجريته والتحليل والخيارات وقرارك النهائي. احتفظ بالفقرات الخاصة بك قصيرة ، بما لا يزيد عن سبع أو ثمان جمل ، وخصص كل منها إلى قسم من تقريرك. البقاء في ثلاث صفحات ما لم تكن تلخيص تقرير فني. في هذه الحالة ، يمكن أن يصل الملخص الخاص بك إلى 10 بالمائة من صفحات تقريرك ، ولكن إذا كان هذا الوقت طويلاً ، فمن المقبول كتابة ملخصين منفصلين. كلما تعامل المرء مع القضايا التقنية لفترة أطول ، يمكن أن يقدم ملخص أقصر من 3 صفحات نظرة عامة على التقرير بأكمله. لا تقفز للأمام والخلف بين الزمن الماضي والحاضر والمستقبل - وهذا يؤدي إلى إبطاء القراءة.
مخاطبة جمهور عسكري
تنصح مجموعة التسويق الاستراتيجي أن نمط الكتابة القياسي للجيش يتطلب رسالة واضحة تشجع على القراءة السريعة. إذا كان التقرير الخاص بك ينطوي على جعل الملعب لأي شخص في أي فرع من فروع القوات المسلحة ، احتفظ بأحكام موجزة موجزة لديك وإلى النقطة. تجنب قول الآراء ، مثل: "أعتقد أن هذا سيعمل لأن X يساوي Z." يمكنك إسقاط ست كلمات ببساطة ، "X يساوي Z" ، ثم ضع أهم الحقائق واربطها بالنتائج المتوقعة.
اتخاذ الاحتياطات
فكّر في قرائك إذا كنت تناقش المسائل العسكرية. إذا كنت عضوًا في القوات المسلحة وكنت تكتب إلى كيان مدني ، فتأكد من عدم تضمين أي معلومات سرية أو مخالفة للأمان. إذا كنت تكتب تقريرك وملخصًا لرئيسك ، فقد يمرّ كلاهما بأيدٍ أخرى قبل الوصول إلى مكتبه ، لذا تأكد من مسح كل الأشخاص المشاركين لقراءة ما كتبته.
