من خلال إجراء عمليات تدقيق منتظمة ، يمكنك تحسين دقة وجودة سجلات شركتك. عادة ما يتضمن التدقيق مراجعة الإيصالات الداخلية وكذلك كشوف الحسابات المصرفية لإيجاد الأخطاء. بعض الأخطاء تنطوي على أخطاء كتابية لا مبالاة ويمكن إصلاحها بسرعة ، في حين أن البعض الآخر متعمد أو احتيالي وقد يتسبب في ضرر كبير.
تحديد أهداف التدقيق ، مثل اكتشاف الأخطاء غير المقصودة أو إصلاح المناطق التي تحتاج إلى تحسين. تطوير إطار عام لوصف روتين تدقيق معياري. على سبيل المثال ، قم بإنشاء قائمة مراجعة التدقيق التي تصف طرق الإبلاغ بالتفصيل.
اجمع المستندات ذات الصلة ، مثل القوائم المفصلة لنفقاتك والكشوف المصرفية الأخيرة. إنشاء فترة قطع ، مثل نهاية الشهر ، بحيث يمكنك التوفيق بين المعاملات خلال فترة محددة. العديد من المعاملات ، مثل عمليات الإيداع والتحويلات والسحب ، لا تتضح على الفور ولكن تتطلب بضعة أيام قبل النشر على حسابك.
قم بمطابقة المعلومات بحيث تعكس الحسابات المصرفية الخاصة بك المعاملات الفعلية. تجنب معالجة البيانات من فترات زمنية طويلة لأنك من المرجح أن تصبح مكتظة. فصل البيانات حسب المجموعات الفرعية بحيث يمكنك بدلاً من جمع المعلومات في حساب الإيرادات ، التمييز بين الفئات مثل المبيعات وإيرادات الفوائد وتسديد الشحن.
قم بتخزين النتائج بطريقة آمنة ومنظمة بحيث يمكنك استرداد المعلومات بسرعة إذا كنت في حاجة إليها ، مثل ما إذا كانت مصلحة الضرائب تقوم بمراجعة شركتك. تجنب التخلص من إثبات النفقات (بشكل عام ، لأكثر من 75 دولارًا). لتقليل كمية الورق التي تستخدمها ، فكر في استخدام برنامج محاسبة (ليس فقط جدول بيانات أو دفتر أستاذ عام) ومسح إيصالاتك.
مراجعة تشريعات الولاية والتشريعات الفيدرالية. على سبيل المثال ، أصدر الكونغرس قانون Sarbanes-Oxley في عام 2002 ، والذي غير العديد من إجراءات التدقيق. البقاء الحالي مع أنظمة مصلحة الضرائب الأمريكية والحدود الاتحادية للتأمين على الودائع (FDIC) بحيث يمكنك تجنب إيداع مبالغ غير مؤمَّنة من المال.
نصائح
-
تعيين الموظفين ، مثل محاسب غير متفرغ أو مساعد مؤقت ، للمساعدة في فرز المعلومات. ومع ذلك ، التشاور مع "محاسب قانوني معتمد" (CPA) إذا واجهت مشاكل معقدة.
تحذير
مهام منفصلة تنطوي على النقد لتعزيز الضوابط الداخلية. على سبيل المثال ، يجب ألا يكون الموظف الذي يسجل المعلومات هو نفس الشخص الذي يحتسب نقدًا يوميًا.
