مع وجود العديد من بيانات السياسة العامة مثل وجود منظمات تقوم بها ، توضح هذه العبارات النية وتصف الوسائل التي تقوم بها الشركة بإدارة السياسة وتحديد تفاصيلها. تعمل بيانات السياسة على حماية المنظمة من سوء التفاهم الذي قد يؤدي إلى سلوك غير قانوني أو دعاوى قضائية. يجب أن يتضمن كل بيان سياسة غرضه وتعريفات المصطلحات والبيان نفسه والخطوات لتنفيذه.
الغرض من السياسة
يوضح الجزء الأول من بيان السياسة غرضه. يمكن أن يكون لمنظمة واحدة العديد من بيانات السياسة. على سبيل المثال ، في الموارد البشرية ، قد تغطي سياسة واحدة موقف الشركة تجاه اللباس المناسب لأن الشركة ترغب في عرض صورة معينة لعملائها. قد بيان سياسة الموارد البشرية آخر بالتفصيل سياسة سفر الموظفين للشركة. قد يحتوي على ما تدفعه الشركة وما لا تفعله. في نفس الشركة ، قد تصف سياسة سياسة قسم التسويق سياسة الشركة بناء على طلب فن الجرافيك والتصوير الفوتوغرافي.
مصطلحات محددة
الجزء الثاني من بيان السياسة يوفر تعريفات للكلمات الرئيسية أو تفسيرات للمصطلحات في السياسة. بعد ذلك ، قد تتضمن السياسة قائمة بالأشخاص الذين تنطبق عليهم السياسة ، والشخص داخل الشركة الذي يتحمل مسؤولية مراقبة الالتزام بالسياسة وكيف يمكن توجيه الاستئنافات إلى الجهة المعنية في حالة وجود خلافات. باستخدام سياسات الشركة الداخلية ، غالبًا ما تجد الإجراءات أو الخطوات اللازمة لإدارة السياسة بعد الجزء الثالث من السياسة.
بيان السياسة
يصف الجزء الثالث من بيان السياسة السياسة بالكامل ، وكيف تطبقها الشركة ، أو ما هو المعفى من أحكام بيان السياسة ، والطريقة التي يتم بها علاج سوء الفهم والمخالفات ، وطول مدة بقاء السياسة في تأثير. باستخدام بيانات السياسة في دليل الموظف ، على سبيل المثال ، يمكن للشركة تجنب الارتباك بين موظفيها من خلال توضيح تفاصيل ما هو متوقع من الموظفين في مواقف محددة.
وظائف السياسة
تعمل أيضًا عبارات السياسة كبوابات. إذا رغب شخص ما في طلاء مكتبه باللون البرتقالي ، على سبيل المثال ، فإن بيان السياسة الذي يحدد ألوان شعار الشركة حيث أن ألوان المكتب القياسية تسمح لمشرفه بتجنب مواجهة سيئة عن طريق تسليم نسخة من بيان السياسة الذي يحدد ذلك. يمكن أن تؤدي بيانات السياسة الواضحة إلى التقليل من مخاطر الصراع وإزالة الفرصة لتطبيق القواعد بشكل انتقائي غير عادل.
إجراءات السياسة
وبالإضافة إلى كتيبات موظفي الشركة ، قد يكون لدى الإدارات الفردية بيانات سياسات خاصة بها تعكس الالتزام بالقواعد أو المتطلبات القانونية. في الأقسام المحاسبية للشركات التي تبيع الأسهم ، يجب على قسم المحاسبة التقيد بالمبادئ المحاسبية المقبولة عموما التي وضعتها الحكومة عند إعداد البيانات المالية للمراجعة العامة. طريقة واحدة لضمان أن موظفي المحاسبة يتبعون هذه القواعد والقوانين هي مجموعة من بيانات السياسة التي توضح الطريقة التي تلتزم بها الإدارة بهذه القواعد.
