كيفية كتابة بيان السياسة

في عالم الأعمال المثالي ، لن يحتاج الموظفون إلى ورقة مكتوبة من "دوس وتذكر" بخصوص توقعاتك لسلوكهم وعاداتهم وأخلاقهم. لسوء الحظ ، فإن الكتب القانونية مليئة بالحالات التي تتعلق بعمال قاموا برفع دعوى قضائية ضد أصحاب عملهم لإنهاء الخدمة بشكل خاطئ على أساس أنه لم يتم إخبارهم أبداً أنه من غير الملائم ممارسة الألعاب على الكمبيوتر ، أو بيع أثاث مكاتبهم أو مستلزماتهم. فيما يلي كيفية كتابة بيانات السياسة التي تضمن أن كل شخص يلعب بنفس القواعد.

العناصر التي ستحتاجها

• الحاسوب

• كانت لك في هذا الحدث

تحديد مشكلة الموظفين التي تحتاج إلى معالجة. يمكن أن يكون هذا إما مشكلة موجودة (مثل انتهاكات قواعد اللباس أو التغيب) أو مشكلة محتملة قد تنشأ عن عملية دمج أو تقليص أو الاستعانة بمصادر خارجية قادمة أو إدخال منتج أو خدمة جديدة.

قم بتجميع لجنة غير رسمية تضم شخص الموارد البشرية الخاص بك ، ومحاميًا وممثلين عن المجموعة التي ستتأثر بشكل مباشر بالسياسة الجديدة.

اشرح للمجموعة سبب شعورك بسياسة جديدة ضرورية. لاستخدام مثال لباس الزي ، يمكن إجراء حجة بأن الموظفين بحاجة إلى عرض صورة مهنية للشركة من أجل جذب العملاء والاحتفاظ بهم. إذا رأى العملاء أن الموظفين لم يضعوا أي وقت أو يهتموا بمظهرهم ، فإنهم قد يتساءلون عما إذا كان هذا السهو سوف يمتد إلى التعامل مع بوليصة التأمين الخاصة بهم أو بيع منازلهم.

التماس ردود الفعل من اللجنة حول كيفية حل المشكلة. على سبيل المثال ، قد يتم اقتراح السماح للموظفين الذكور بارتداء قمصان مفتوحة ، لكن يجب أن يكون لديهم دائمًا معطف وربطة عنق للاجتماعات مع العملاء. قد تكون الأفكار الأخرى لتعيين يوم واحد في الأسبوع (أي "كاجوال الجمعة") لارتداء ملابس مريحة أو السماح للموظفين الذين ليس لديهم أي اتصال بالعملاء لتحديد نوع الملابس التي تناسب ظروف عملهم بشكل أفضل.

راجع الاقتراحات وحدد الاقتراحات الأكثر قابلية للتطبيق. عد إلى اللجنة مع هذه القائمة ودعوة للمناقشة حول (1) أي واحد يمثل أفضل حل وسط و (2) كيف سيتم تنفيذ هذه السياسة.

الخطوط العريضة لسياستك. يجب أن يشرح البيان الافتتاحي بلغة واضحة وغير مرتبكة ، لماذا هذه السياسة مهمة. يجب أن يذكر القسم الثاني ما هي السياسة الجديدة ، ومن يؤثر عليها ، وما هو تاريخ سريانها. إذا كان هناك العديد من عناصر السياسة (أي قائمة من الملابس التي لن تكون مقبولة بعد الآن) ، فاستخدم النقاط بحيث تظهر هذه العناصر. يجب أن يشرح الجزء الثالث من السياسة كيفية تنفيذ السياسة والعواقب المترتبة على انتهاكها.

قم بمراجعة مسودة بيان السياسة الخاص بك مع الشخص المسؤول عن حقوق الإنسان والمحامي الخاص بك للتأكد من تغطية جميع القواعد وسهولة فهمها.

تحديد كيفية نشر بيان السياسة الجديدة على الموظفين. التنسيق الأكثر شيوعًا هو مذكرة مكتب يتم توزيعها عبر القنوات العادية. لسوء الحظ ، يمكن لهذا النهج أن يتركك مفتوحًا أمام موظف يصر على أنه لم يره أو لم يره بالصدفة. لمعالجة هذا السيناريو ، قد ترغب في تضمين سطر توقيع لكل موظف تحت العبارة "أقر باستلام وفهم هذه السياسة." توزيع نسختين. اطلب منهم التوقيع على واحد منهم وإعادته والاحتفاظ بالثاني في الملف أو في دليل الموظف الخاص بهم.

نصائح

• يجب أن تكون عواقب انتهاك سياسة الشركة متسقة مع درجة الخطورة. بالنسبة للمخالفات البسيطة ، يمكن أن يكون هذا أمرًا بسيطًا مثل خطاب التوبيخ الذي وضع في ملف العامل ، أو رصيفًا في الأجور أو سحب امتياز. بالنسبة للأفعال الأكثر خطورة مثل إساءة استخدام المواد أو السرقة أو المساس بنزاهة الشركة ، تكون النتيجة إنهاء الخدمة ، وفي بعض الحالات ، تقديم التهم الجنائية.