لإدارة أعمال فعالة ، من الضروري متابعة العمل الورقي. انكماش. اقتراحات. الفواتير. الفواتير. تراخيص. حتى في القرن الحادي والعشرين ، عندما تكون معظم الأعمال الورقية رقمية ، لا تزال إدارة الملفات ضرورية للمحافظة على سير العمليات الإدارية بسلاسة. تظل العديد من مبادئ إدارة وثائق الأعمال كما هي ، سواء كان نظام حفظ الملفات الرقمية موجودًا على الكمبيوتر المحمول أو في السحاب.
مبادئ إدارة الملفات
القانون الأساسي لإدارة الملفات الجيدة هو أن النظام يجب أن يسهل عليك العثور على المستندات. إذا لم يحدث ذلك ، فهو ليس أي استخدام.
إن وجود نظام جيد لحفظ الملفات ، سواء كان مستندًا إلى خزانة فولاذية أو سحابة ، يجب أن يجعل عملية الإيداع أقل صعوبة وصعوبة. لا ينبغي أن تقضي عدة دقائق في معرفة ملف التقرير هذا الشهر. يجب أن يكون من السهل أيضًا استرداد المعلومات التي تريدها. لا يعتمد الإيداع الجيد على الأشخاص: إذا استقال مساعدك الإداري أو شخص تكنولوجيا المعلومات ، فيمكن أن يكون استبداله قادرًا على اكتشاف النظام. يجب أن تكون فئات الملفات واضحة وسهلة التحديد. يجب أن يجعل النظام من السهل تحديد وتطهير السجلات غير النشطة.
المرونة هي أيضا مهمة ، لا سيما مع البرامج. يمكن أن يثبت نظام حفظ المستندات الذي يحبس نشاطك التجاري في بائع واحد أو نظام أساسي واحد للكمبيوتر مشكلة في الطريق.
يجب أن يكون النظام قادرًا أيضًا على التعامل مع النمو. تتراكم الملفات حتما مع نمو أعمالك ، ويضيف عملاء جدد ويوسع فريق العمل. يمكن لنظام جيد التعامل مع المزيد من البيانات وتخزين المستندات مما تتوقع أن تحتاج.
فوائد إدارة الملفات
يمكن أن تؤدي إدارة مستندات الأعمال الجيدة إلى تحقيق فوائد ملموسة لعملك. فالإيداع الأسرع والاسترداد يوفر الوقت ويجعل الموظفين أكثر كفاءة وإنتاجية. إذا أدى نظام ما إلى تقليل الأخطاء ، فقد يؤدي ذلك إلى توفير الكثير من الوقت والمشكلات. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت ستحكم أو تخضع لمراجعة: عدم وجود وثائق رئيسية يمكن أن تؤدي إلى نتيجة غير سعيدة.
يعمل نظام فعال ومدروس جيدًا على تقليل عدد المرات التي تحتاج فيها إلى شراء معدات حفظ الملفات ومقدار المساحة التي تحتاجها لتخزينها. كما أنه يسهل تدريب الأفراد الجدد على الملفات.
رقمية وصعبة النسخ
استخدام نظام إدارة الملفات الرقمية له مزايا كبيرة. يجعل الإيداع الرقمي من الممكن البحث عن الوثائق عن طريق الكلمات الرئيسية ، والتي يمكن أن تسلم الأوراق التي تحتاجها في وقت أسرع. يتمتع النظام الجيد بمزايا أخرى:
- يمكنه تخزين مجموعة متنوعة من أنواع المستندات ، مثل ملفات معالجة النصوص ورسائل البريد الإلكتروني وملفات PDF.
- يقيد الوصول إلى المستندات السرية.
- يراقب من يقرأ ما المستند.
- إذا أجرى أي شخص تغييرات ، فيمكنك تتبعها. إذا لزم الأمر ، يمكنك التراجع عن ذلك.
- التحكم في المستندات القديمة التي يمكن حذفها.
- من السهل الوصول إلى المستندات وتحريرها باستخدام الهواتف الخلوية والأجهزة المحمولة الأخرى.
ومع ذلك ، يجب أن تبقى بعض المستندات في نسخة مطبوعة ، حتى إذا قمت بمسحها ضوئيًا ورقمنتها. تتطلب اللوائح غالبًا الاحتفاظ بنسخ من تراخيص العمل وتصاريح العمل على الورق ، وليس فقط في الفضاء الإلكتروني. تتضمن المستندات الأخرى التي قد تستحق الاحتفاظ بها في نسخة مطبوعة تقارير سنوية ، "القيام بالأعمال التجارية" كـ "شهادات" و "وثائق تأمين" و "سندات إذنية". اعتمادًا على نطاق عملك ، قد تكون هناك لوائح محددة بشأن تخزين المستندات يجب عليك التعامل معها.
فالوثائق المادية معرضة لخطر التدمير بسبب الحريق أو الزلزال أو الإعصار أو مجرد أنبوب يكسر المكتب ويغرقه. يجب أن يتخذ نشاطك التجاري خطوات لمنع ذلك:
- وثائق الملف في حاويات نظيفة وآمنة ومستقرة بيئياً ومقاومة للحريق.
- عمل نسخ احتياطية ، سواء رقمية أو ميكروفيشية أو نسخ مصورة.
- ابحث عن مكان لتخزين النسخ خارج الموقع ، بحيث إذا لم يكن هناك حريق أو كارثة أخرى ، فلن يواجه مصير نفس النسخ الأصلية.
- يجب أن يكون موقع التخزين الاحتياطي واحدًا يمكنك الوصول إليه بعد حدوث كارثة. إحدى مزايا التخزين السحابي هي أنه يمكنك الوصول إلى المعلومات في أي مكان حيث لا يزال الإنترنت يعمل.
فهرسة السجلات الخاصة بك
للحصول على أقصى استفادة من نظام حفظ الملفات ، يجب فهرسته بفعالية. يمكن أن تشمل الفئات القياسية الضرائب والعقود ومراسلات العملاء والدعاوى القضائية والحسابات الدائنة والحسابات المستحقة ، على سبيل المثال. يجب أن تتبع أوراقك وملفاتك الرقمية نفس نظام الفهرسة. من شأن ذلك تسهيل تدريب الموظفين على معرفة مكان العمل الورقي.
قواعد التخلص من الوثائق
عندما تخطط لنظام إدارة ملفاتك ، فإنك تحتاج إلى تسوية جدول الاحتفاظ الجيد بالمستندات أو الإرشادات الخاصة بكيفية الاحتفاظ بالملفات. حتى مع وجود نظام حفظ الملفات الرقمية ، يعد ذلك أمرًا مهمًا: إذا استمر نشاطك التجاري في النمو والتطور ، فقد يؤدي البحث عن "عقد المواد الخام" أو ما شابه ذلك إلى عرض العشرات من المستندات القديمة.
يجب أن يفحص جدول الاحتفاظ بالوثائق المتطلبات القانونية والمتطلبات التجارية. إذا كانت لديك مستندات ذات صلة ببيانك الضريبي ، مثل فواتير بطاقات الائتمان التي تبين عمليات الشراء التجارية ، فإن مصلحة الضرائب تقول أنه يجب عليك الاحتفاظ بها بعد ثلاث سنوات كحد أدنى من إرسال المبلغ. هذا هو الوقت الذي يمكن لـ IRS أن تنظر إليه في العادة وتدققك. الاحتفاظ بسجلات ضرائب العمل لمدة أربع سنوات وتعليق على العودة التي تدعي نفاد الديون الديون لمدة سبع سنوات.
تنطبق قواعد مختلفة على سجلات مختلفة. قد يكون لديك ملفات ذات صلة بالامتثال البيئي ، وإيداعات لجنة الأوراق المالية والبورصات ، وقواعد سلامة العمل الفدرالية وسلوك الدولة ، ودعاوى التمييز. كل منظم له متطلباته الخاصة. تحتاج أيضًا إلى سياسة لسجلات الأعمال العادية. على سبيل المثال ، لا ترغب في مسح العقد قبل إكمال المهمة التي قمت بالتوقيع عليها. لا ينبغي تدمير السجلات المتعلقة بالتقاضي الجارية ، حتى لو كانت لصالح شركتك.
إنها مسؤوليتك ، أو مسؤولية كل من يقوم بتشغيل البرنامج الخاص بك ، لمعرفة السجلات التي يجب الاحتفاظ بها وطول المدة. يجب على أي شخص يتعامل مع السجلات أن يعرف سياسة الشركة وأن يدر جميع مرؤوسيهم. يحتاج الموظفون المنتظمون إلى معرفة بعض هذا أيضًا. إذا ، على سبيل المثال ، يرسل الموظف أو يتلقى رسالة بريد إلكتروني يحتاج أرشفتها ، فإنه يحتاج إلى تدريب كافٍ للتعرف على الضرورة.
بالنسبة للوثائق المادية ، يوفر التمزيق المستوى النهائي للتخلص الآمن. بالنسبة للملفات الرقمية ، تحتاج إلى إجراءات تقوم بحذفها إلى ما بعد الاسترداد. احتفظ بتقرير يتتبع السجلات التي قمت بالتخلص منها ووقت تدميرها.
الأمن والخصوصية
الاختراق الهائل وخروقات البيانات هي حقيقة روتينية في حياة القرن الحادي والعشرين. هذا لا يعني أنها تافهة: فخرق البيانات يمكن أن يضر بسمعتك ، أو يكلفك المال أو يسبب موجة من الدعاوى القضائية أو الغرامات. حتى المعلومات المتسربة داخل الشركة يمكن أن تسبب المشاكل. تتطلب العديد من القوانين الفيدرالية أن تحافظ على سرية المعلومات الطبية للموظفين ، على سبيل المثال. إذا تمكن الموظفون الآخرون من الوصول إلى السجلات السرية ، فقد تكون في عالم من الألم القانوني.
كجزء من إعداد نظام إدارة ملفاتك ، يجب تنفيذ سياسة الأمان والخصوصية. يجب أن تكون قدرة الموظف على رؤية المستندات على أساس الحاجة إلى المعرفة. يجب أن يستند الوصول إلى نظام التفويض ، بدلاً من الاكتفاء بالموظفين بعدم النظر إلى المستندات المصنفة.
من الشائع مشاركة المستندات عبر الإنترنت عندما يعمل العديد من الموظفين على نفس المشروع. هذا يفتح نافذة أخرى من الضعف لمعلومات سرية الخروج. يمكن أن يساعد تشفير الملفات أو استخدام نظام مشاركة الملفات مثل Dropbox في منع حدوث تسرب.
هذا سبب آخر لقطع أو حذف الملفات القديمة غير الضرورية. حتى إذا لم يكن هناك استخدام لنشاطك التجاري ، فقد يكون لديهم معلومات سرية عن الموظفين السابقين أو العملاء الذين لا يقدرون ذلك.
مهما كانت القواعد التي تحصل عليها ، فمن الضروري تدريب جميع الموظفين ليس فقط في كيفية حفظ البيانات واستردادها ولكن أيضًا قواعد السرية وجدول الاحتفاظ بالسجلات.
