موظفو المحاسبة يتعاملون مع الكثير من الأعمال الورقية وبدون نظام حفظ الملفات ، يمكن للمكتب أن يتحول بسرعة إلى فوضى. من الشائع بالنسبة للإدارات المحاسبية أن يكون لديها العديد من خزائن الملفات ، بما في ذلك الخزانات المغلقة ، لحماية كشوف المرتبات وغيرها من المعلومات السرية. يجب أن يكون الوصول إلى الملفات والبيانات المالية محدودًا - يجب ألا تكون المكاتب موجودة في الأماكن العامة. ويطرح تنفيذ نظام إيداع في مكتب المحاسبة تحديات معينة ، ولكن يمكن القيام به بنجاح وزيادة كفاءة الإدارة.
قم بإعداد نوعين من الملفات. خزانة أو خزانة لحفظ الملفات هي للملفات اليومية ، والتي عادة ما يتم تخزينها بعيدًا عن نهاية العام. تتضمن هذه الملفات معظم بنود المصروفات والدخل الخاصة بك. ويتعلق النوع الثاني من الملفات بتخزين عناصر دائمة أو طويلة الأجل تحتاج إلى الوصول إليها بمرور الوقت. ومن الأمثلة على ذلك ملفات السياسات والإجراءات والعقود والأصول الثابتة وسياسات التأمين وغيرها من الوثائق التي لا يمكن استبعادها بعد نهاية العام.
وثائق الملف حسب النوع. يتم تقديم النفقات بشكل منفصل عن كشوف المرتبات وغيرها من مجالات المحاسبة. لا تخلط وتتطابق. إذا كانت معاملات معينة تنتمي إلى أكثر من منطقة واحدة ، مثل النفقات والأصول الثابتة ، قم بعمل نسخ من الأوراق ووضع الوثائق على كلا الملفين. يمكن تقديم النفقات أبجديا ، بأسماء البائعين ، في حين يمكن تصنيف ملفات الأصول الثابتة حسب تواريخ الشراء. اعتمادًا على نشاطك التجاري ، يتم حفظ النسخ الاحتياطي للدخل حسب تاريخ الاستلام أو تاريخ الإيداع لتسهيل عمليات التسوية المصرفية في وقت لاحق.
استخدم ألوانًا مختلفة مع ملفاتك. على سبيل المثال ، يمكنك إيداع جميع نفقاتك في المجلدات الحمراء والدخل باللون الأخضر والعقود في المجلدات الصفراء. إذا كنت تبحث عن عنصر دخل ، فانتقل مباشرة إلى المجلدات الخضراء ، لتوفير الوقت والطاقة. إذا رأيت ملفًا أحمر اللون حوله ، فيمكنك نقله إلى خزانة الملفات الصحيحة دون مشاكل أو تأخير. تنسيق الألوان يجعل الإيداع سهلاً.
نصائح
-
أنشئ ملفًا ساخنًا تضع فيه العناصر التي تحتاج إلى اهتمام فوري وتحتفظ بها على مكتبك.
