الفاتورة هي أداة اتصال تخبر عملائك بما قدمته لهم ، ومقدار تكاليفها وكيفية دفعها. يمكن أن تكون الفواتير بسيطة مثل ورقة مكتوبة بخط اليد مع اثنين من الرموز أو أنها يمكن أن تكون وثائق محوسبة متطورة ومهنية التصميم. تعطي الفواتير الواضحة والمفيدة مصداقية شركتك مع عملائك. كما تساعدك أيضًا على الحصول على دفعات عاجلة وليس آجلاً عن طريق السماح لعملائك بمعرفة متى تتوقع منهم تحويلها.
أرقام الفاتورة
تتم كتابة الفواتير بالترتيب التالي ، ويساعدك رقم الفاتورة في تحديد مكان أو الرجوع إلى فاتورة معينة في تسلسل. إذا لم تكن فواتيرك محوسبة ، فقم بتقديمها بالترتيب الذي أصدرته حتى تتمكن من العثور على الفاتورة التي تحتاجها بسهولة. إذا اشتريت فواتير من الفواتير التي تملأها يدويًا ، فسيتم إرسالها بأرقام مسبقة الطباعة ، وسيتم ربط الفواتير ببعضها البعض حتى لا تضطر إلى القيام بأي عمل إضافي للاحتفاظ بها في ترتيبها. إذا كنت تقوم بإنشاء فواتير محوسبة باستخدام برامج مثل QuickBooks أو Square ، سيقوم البرنامج بالعمل نيابةً عنك وسيصدر الفواتير الخاصة بك بالترتيب.
عندما تحتاج إلى الرجوع إلى فاتورة ، مثل ما إذا كان العميل لديه سؤال حول الدفع أو إذا كنت قد تلقيت شيكًا وترغب في وضع علامة على الفاتورة على أنها مدفوعة ، فما عليك سوى البحث عنها عن طريق رقم الفاتورة. يمكنك بدء تسلسل الفواتير مع أي رقم تختاره ، حتى إذا كنت تكتب فاتورتك الأولى ، يمكنك منحه رقمًا أكبر لجعل شركتك تظهر أكثر رسوخًا.
ماذا يجب أن يكون على الفاتورة؟
بالإضافة إلى رقم الفاتورة ، يجب أن تتضمن الفاتورة كل ما تحتاجه لنقل المعلومات اللازمة إلى العميل حتى تتمكن من الحصول على أموال. بالإضافة إلى كونها إشعارًا بالمبلغ المستحق ، تعتبر الفاتورة أيضًا أداة مرجعية مفيدة للعملاء الذين يحتاجون إلى معرفة ما قد تلقوه وبأي كمية. تضمين في فاتورتك:
- اسم شركتك وعنوانها ورقم هاتفك والبريد الإلكتروني.
- تاريخ كتابة الفاتورة أو تاريخ تسليم المنتج. استخدم نظام مواعدة واحد أو آخر ، لكن كن ثابتًا.
- اسم العميل وعنوان الفوترة الخاص بك.
- عنوان الشحن الخاص بالعميل.
- كمية كل قطعة مطلوبة ، اسم أو رقم مخزون كل صنف تم طلبه ، سعر الوحدة لكل سلعة مرتبة والسعر الإجمالي لكل صنف ، محسوب بضرب الكمية حسب سعر الوحدة.
- المبلغ الإجمالي المستحق لجميع العناصر في الفاتورة.
- ضريبة المبيعات المستحقة ، إن وجدت.
- شروط الدفع ، مثل نقدًا عند التسليم أو صافي 15 (15 يومًا للدفع).
استخدام الفواتير للدفع السريع
يمكن أن يساعدك قليل من التفكير والرعاية عند إنشاء الفواتير في الحصول على الأموال بسرعة أكبر وبشكل متسق. كلما أسرعت في إرسال الفاتورة ، كلما أسرع العميل في معرفة المبلغ المطلوب دفعه وعند استحقاق السداد. على الرغم من أنه يتم التفاوض عادةً على شروط الدفع مثل طول الفترة الزمنية بين التسليم والدفع ، مع ذكر أن هذه الشروط بوضوح وبشكل واضح على الفاتورة يمكن أن تكون بمثابة تذكير مفيد. إذا كان العميل متخلفًا عن الدفع للفواتير السابقة ، بما في ذلك إجمالي المبلغ المستحق في الفاتورة الحالية ، يمكنه تسريع الدفع عن طريق توفير العميل خطوة للبحث عن أرصدة سابقة مستحقة.
