يمكن لبعض الشركات أن تعمل بنجاح على أساس النقد فقط ، ولكن من الصعب الحفاظ على هذا النموذج بمجرد تجاوز مرحلة الأم والبوب. من الصعب بشكل خاص إذا كنت تبيع لشركات أخرى لا تتوقع دفعها مقدمًا مقابل مشترياتها. بدلاً من ذلك ، ستنشئ فاتورة لمنتجك ، والتي سيدفعها عميلك لاحقًا. خلال الفترة الزمنية بين إصدار الفاتورة والدفع للعميل ، يتم وصفها على أنها فاتورة مفتوحة للأغراض المحاسبية.
تعريف الفاتورة للبائع
الفاتورة هي ، في الأساس ، اتفاقية بين البائع والعميل.يوافق البائع على تقديم المنتج أو الخدمة مقدمًا ويوافق العميل على الدفع مقابل المنتج أو الخدمة وفقًا لبنود الفاتورة. وتشمل هذه الشروط تاريخًا محددًا عند استحقاق الدفعة ، وتشمل معظم الفواتير غرامة على المدفوعات المتأخرة. بعض البائعين يقدمون الجزرة والعصا ، مع تقديم خصم مماثل للدفع المسبق. وفي كلتا الحالتين ، يقوم البائع بتمديد الائتمان إلى العميل بشكل أساسي ويتوقع الحصول على أموال - على الأقل معظم الوقت - في الوقت المناسب.
الحسابات الدائنة ، حسابات المقبوضات
يتعين على كل من العميل والبائع حساب فاتورة مفتوحة في ميزانيتهم العمومية. بالنسبة للمورِّد ، فهو أصل حالي. إنها أموال يمكن الاعتماد عليها بشكل معقول لدفع الالتزامات القادمة ، مثل مدفوعات الإيجار أو الفواتير الخاصة بالمواد الخام. بالنسبة للعميل ، إنها مسؤولية متداولة. ستظهر في ميزانيتك العمومية مقابل أصولك الحالية ، والتي تتضمن الاحتياطي النقدي والتدفقات النقدية الحالية بالإضافة إلى حساباتك الخاصة المستحقة. في كلتا الحالتين ، يبقى في هذا الموقع حتى يتم إغلاق الفاتورة.
فاتورة مغلقة التعريف
تظل الفاتورة مفتوحة حتى يقوم العميل ، ويتلقى البائع ، الدفع بالكامل. في نهاية العميل ، يتم ترحيل المبلغ كائتمان إلى حساب الحسابات الدائنة ، مما يعني بشكل مثالي رقم الفاتورة وربما تحديد المورد. يوفر هذا مسار تدقيق في حالة وجود مشكلة في الفاتورة أو الدفع الخاص بها. في نهاية البائع ، يتم تسجيل الدفعة كمذكرة ائتمانية في دفتر الحسابات المستحق القبض ، يحددها رقم الفاتورة ، ومن الناحية المثالية ، رقم الشيك الخاص بالعميل. في كلتا الحالتين ، مع الدفع بالكامل لمطابقة المبلغ الصحيح للفاتورة - طرح أي خصم مناسب أو إضافة رسوم فائدة مناسبة - يمكن الآن إغلاق الفاتورة.
المدفوعات الجزئية تعقيد الأمور
من السهل نسبياً تتبع فاتورة مفتوحة وتغييرها إلى فاتورة مغلقة إذا تم مسحها دفعة واحدة بالكامل. الأمر أكثر تعقيدًا بعض الشيء إذا أجريت أو تلقيت دفعات جزئية على الفاتورة نفسها على مدار فترة زمنية. تظل العملية الأساسية للنشر في دفتر الحسابات المستحق الدفع إذا كنت العميل ، أو دفتر الحسابات المستحق القبض إذا كنت المورد ، كما هي. تكمن الصعوبة في التأكد من صحة إجمالي الدفعات المتراكمة ، بمجرد حساب أي غرامات فائدة ، وتعيينها للفاتورة الصحيحة. تقوم بعض خدمات الجهات الخارجية ومنتجات البرامج ، مثل aptly المسمى OpenInvoice.com ، بأتمتة وتسهيل هذه العملية.
خيار خصم الفاتورة
ليس من غير الشائع أن تواجه الشركات التي لديها الكثير من الفواتير المفتوحة مشاكل التدفق النقدي العابر أثناء انتظار دفع هذه الفواتير. في هذه الحالات ، تتحول بعض الأنشطة التجارية إلى الخيار المعروف باسم خصم الفواتير. يقدم طرف ثالث الأموال إلى البائع مقابل فاتورة معلقة مقابل نسبة مئوية بمجرد استلام الفاتورة. تظل مسؤولية تحصيل الدفعة مع البائع. هذا يمكن أن يكون أداة مفيدة في وقت الحاجة ، لكنه يأكل في هوامش الخاص بك ، لذلك عليك أن تزن بعناية احتياجاتك على المدى القصير ضد الربحية على المدى الطويل.
