قد يكون إدخال البيانات أحد أهم جوانب نجاح الشركة. عند إضافة البيانات بشكل صحيح ، يمكن للمعلومات المنشورة أن تساعد المديرين التنفيذيين في التخطيط للمستقبل ، وتحديد الأهداف والمساعدة في تصحيح أوجه القصور. عندما يتم إدخال المعلومات في نظام الكمبيوتر مع الأخطاء ، تكون النتائج غير دقيقة وغير دقيقة ، للأفضل أو للأسوأ. ومن ثم ، فإن الدقة والكفاءة التي يدخلها مشغلو إدخال البيانات إلى المعلومات أمر بالغ الأهمية.
المدخلات الأولية
يقوم مشغلو إدخال البيانات في البداية بإدخال البيانات في أنظمة تمثل أهدافًا أو معلومات تجارية. في بعض الأحيان ، تظل هذه البيانات ذات صلة ، ولكنها في الغالب تتعفن بمرور الوقت. لهذا السبب ، يجب على متخصصي إدخال البيانات إدخال معلومات جديدة على أساس دوار. إذا كانت المعلومات الأولية غير صحيحة ، فستخاطر الشركة بوجود مدخلات مزدوجة تخلق المزيد من العمل أكثر من اللازم. عند حدوث ذلك ، قد يضطر المسؤولون إلى البحث عن المعلومات القديمة وغير الدقيقة يدويًا وتطهيرها. إذا كانت المعلومات الأولية دقيقة ، فإن مشغل إدخال البيانات يحتاج فقط إلى إدخال بيانات جديدة لإنشاء التحديث.
التحقق من صحة البيانات
تستخدم بعض الشركات استخدام برامج التحقق من إدخال البيانات ، مما يقلل من فرص إدخال البيانات غير الصحيحة في النظام. في البداية ، يستغرق الأمر وقتًا أطول من تلك الأنظمة التي لا تتحقق من ضعف أو ثلاثة أضعاف. على المدى الطويل ، مع ذلك ، قد تعمل برامج التحقق من الصحة على توفير وقت العمل والمال الثمين من خلال تقليل الحاجة إلى الرجوع إلى السجلات القديمة وتصحيح أخطاء الماضي. في برنامج التحقق ، يجب على مشغل إدخال البيانات التحقق من المعلومات التي تم إدخالها أكثر من مرة قبل قبولها. تسمح بعض البرامج فقط بإدخال رقمي في حقول معينة في نموذج ، والعكس صحيح.
برامج البرمجيات
ليست كل مشاكل دقة إدخال البيانات هي من صنع الإنسان. قد برامج رخيصة وغير فعالة التحقق من صحة البيانات لديها البق ، وأوجه القصور البرمجة وغيرها من المشاكل. تتطلب المؤسسات الكبيرة برامج تخزين بيانات أكثر دقة ودقة ، بينما قد لا تحتاج الشركات الأصغر إلى مثل هذه المتطلبات الصارمة. العامل الحاسم هو كيف تؤثر حزمة التحكم في البيانات الرخيصة أو الباهظة في الحد الأدنى للشركة. ما إذا كان البرنامج يفتقد بعض الأحرف أو يسيء تفسير النقطة العشرية يمكن أن يكون الفرق بين بضعة بنسات والآلاف من الدولارات المفقودة.
زيادة القيمة
عندما تبقى البيانات غير صحيحة في قاعدة بيانات الشركة ، يمكن أن تؤثر سلبًا على قيمتها الكاملة. يمكن أن تجعل المعلومات القديمة ، مثل الإشعارات القديمة المستحقة التأجير ، أو التقييمات القديمة التي لم يتم تحديثها ، الشركة تبدو أقل ربحية مما هي عليه في الواقع. يمكن أن يؤثر ذلك سلبًا على قدرة صاحب العمل على الحصول على التمويل في المستقبل ، للحصول على المزيد من الأعمال أو البيع في وقت لاحق. الاحتفاظ بسجلات دقيقة وتحديثها على أساس يومي أمر حتمي للحفاظ على قيمة الشركة وزيادة.
