وتحدث المقبوضات النقدية عندما تتلقى الشركة دفعة نقدية من بيع المنتج. قد تتلقى الشركة مبالغ نقدية بأشكال مختلفة ، بما في ذلك رسوم بطاقات الائتمان ، والشيكات الشخصية ، والشيكات التجارية ، والبنوك ACH أو التحويلات البرقية والشيكات أمين الصندوق أو أوامر المال.
نصائح
-
الإيصالات النقدية هي أي شكل من أشكال النقد المتلقاة من قبل الأعمال التجارية ، مثل مدفوعات العملاء (عن طريق بطاقة الائتمان ، والشيكات الشخصية ، والنقد ، والشيكات التجارية ، والحوالة المالية ، والتحويل البنكي أو البنك ACH) ، والعائدات من بيع الأصول غير المتجددة ، ودخل الفائدة ، أرباح رأس المال أو أرباح الأسهم المدفوعة من الاستثمارات أو الإتاوات.
استلام وتسجيل النقد
عندما يكون لدى الشركة إيصالات نقدية ، يجب على المحاسب أن يوثق النقود الواردة وأن يقوم بذلك باستخدام مجلة محاسبة متخصصة تسمى يومية الإيصالات النقدية. تعمل هذه المجلة على تتبع الوقت الذي تستلم فيه الشركة مبالغ نقدية ويقوم المحاسب باعتماد حساب المبيعات ويخصم الحساب النقدي. إذا تم إجراء عملية بيع على الائتمان ، مثل عندما تصدر الشركة فاتورة وكان لدى العميل 30 يومًا لدفع الفاتورة ، يتم حجز هذا البيع في دفتر مبيعات منفصل.
العديد من الشركات ، مثل المطاعم ، تقوم بكميات كبيرة من المعاملات النقدية. ويساعد عدد من الأدوات المحاسبية الأخرى على تتبع الإيصالات النقدية ، مثل صحيفة النقد اليومية ، ومجلة الصرف النقدي ، وصناديق المصروفات النثرية والتسويات المصرفية الدورية.
بالنسبة للشركات التي تقوم بشكل أساسي بالمبيعات النقدية ، توفر الورقة النقدية اليومية طريقة للشركة لتعقب جميع المبالغ النقدية المستلمة وجميع المبالغ النقدية المدفوعة. في نهاية كل يوم عمل ، يمكن للإدارة احتساب النقد الفعلي ومقارنته بالمعاملات على ورقة النقد ثم القيام بإيداع مصرفي يومي. في نهاية كل يوم ، من المهم التوفيق بين أي اختلافات بين الإجماليات ومتابعة السبب. في كثير من الأحيان ، تم أخذ مبلغ صغير من النقود لتغطية نفقات متنوعة ولكن لم يتم تسجيلها في أي مكان.
يوفر هذا النظام الأساسي وسيلة للقبض على أي غش يؤدي إلى فقدان النقدية أو الأخطاء التي تؤدي إلى الفائض النقدي. يمكن أن يأتي النقص أيضًا من معاملة دفعت مقابلها ونسيت أن تسجلها ، ولكن يمكن أن تساعدك ورقة النقود في التقاط هذا.
الدورة النقدية
تلعب الإيصالات النقدية دورًا هامًا في شيء يسمى الدورة النقدية ، وهو ما يمثل مقدار الوقت بين الوقت الذي تدفع فيه الشركة نقدًا لموردي المخزون وتلقي مبالغ نقدية من المبيعات التي يتم إجراؤها لعملائها. تستخدم الشركات هذه الدورة لمساعدتها على معرفة مقدار الأموال التي يجب أن تستخدمها لتمويل عملياتها المستمرة ، وهذا المفهوم المهم يساعد الشركات أيضًا على تقدير المتطلبات التي قد تكون لديها للتمويل. هذا هو المعروف أيضا باسم دورة النقدية النقدية.
تستخدم الشركات حسابًا لمعرفة عدد الأيام في الدورة النقدية الخاصة بها. يُطلق على الحساب حساب نقدي إلى نقد ، والذي يمكنك حسابه باستخدام الصيغة التالية:
دورة نقدية ، أو أيام نقدية إلى نقد = مخزون أيام العمل في + يوم مبيعات معلقة - أيام مدفوعة مستحقة الدفع
يخبرك حساب الدورة النقدية كم من الوقت يستغرق لتحويل المخزون إلى نقد. هذا هو الثاقبة جدا لشركات التصنيع التي يجب أن تعرف كم من الوقت يستغرق لمعالجة المواد الخام إلى المخزون للبيع ، واستكمال بيع وجمع المال من العملاء. يمكن لمقياس السيولة هذا ، أو مدى سهولة تحويل الشركة للمواد الخام الجاهزة إلى نقد ، أن يساعد الإدارة على تحديد أوجه القصور في عملية الإنتاج والمبيعات.
النقد للنقد على سبيل المثال
لنفترض أن لديك شركة تبيع الأدوات ، ويميل المخزون إلى البقاء في مستودعك لمدة 40 يومًا قبل البيع. قل أيضًا أنك تبيع لعملائك على سبيل الائتمان ، وأنهم يدفعون لك في غضون 50 يومًا تقريبًا. لديك فواتير يلزم دفعها ، وتقوم عادة بدفعها في غضون 30 يومًا ، بحيث يكون لديك رصيد دائن مدته 30 يومًا. سوف يكون الحساب الخاص بك كما يلي:
الدورة النقدية: مخزون 40 يومًا + مبيعات مستحقة بقيمة 50 يومًا - دائنًا مستحقًا لمدة 30 يومًا = 60 يومًا نقدًا نقدًا
يمكنك أن تختم من هذه النتيجة أن عملك سوف تحتاج إلى ما يكفي من رأس المال العامل لتغطية النفقات لمدة 60 يوما ، لأنه يأخذ 60 يوما للحصول على إيصالات نقدية من المخزون الحالي ونشاط المبيعات.
يأتي هذا الحساب في متناول اليد ، خاصة عندما تحتاج إلى إعادة تعديل بسبب التغيرات في توقيت إيصالاتك النقدية ، عند إدارة التدفق النقدي الضيق أثناء حالة إفلاس الشركة أو عندما ترغب شركتك في استكشاف بدائل الديون لتخفيض تكلفة الاقتراض.
صرف نقدي
المدفوعات النقدية ، وتدعى النقدية الخارجة ، هي مبالغ نقدية تغادر الشركة. بعض الأمثلة هي الحسابات الدائنة والمصروفات التشغيلية والمصروفات النثرية.
يتدفق المال من الشركة ويتم تسجيله في مجلة المدفوعات النقدية. من مجلة المدفوعات النقدية ، يتم ترحيل المعاملات إلى دفتر الأستاذ العام ، ودفتر الحسابات المستحقة الدفع وأي دفاتر دفتر أخرى سارية. على سبيل المثال ، بصفتك أحد مالكي متجر البيع بالتجزئة ، يمكنك إجراء دفعات لشراء مخزون جديد ، ودفع الفواتير في حساباتك الدائنة وتغطية مصروفات المرتبات.
يقوم المصنّعون بصرف مبالغ نقدية لدفع ثمن المواد الخام لإنشاء منتجات ودفع تكاليف إنتاج أخرى. تتلقى حسابات يومية الصرف النقدي حسابات وأرصدة لكل معاملة ، وتوضح المجلة كيف تؤثر المجاميع على رصيد الحساب النقدي العام للشركة.
من خلال النظر إلى سجلات المدفوعات النقدية في المجلة ، يمكن للإدارة تتبع مقدار السيولة النقدية في الشركة ولأي سبب. كما تعرض يومية المدفوعات النقدية رقم الشيك لجميع الشيكات المصدرة ، مما يجعل من السهل البحث عن أي شيكات مفقودة أو معضلة. في حزمة برامج محاسبية ، مثل QuickBooks ، قد تشاهد مجلة المدفوعات النقدية تسمى سجل الشيكات.
مواجهة الاحتيال
غالبا ما يذكر المحاسبون الضوابط الداخلية ، وهذه المبادئ التوجيهية الهامة بمثابة تدابير السلامة لمنع الغش عندما يتعلق الأمر بالمبالغ النقدية والمدفوعات. يمكن للشركات التي تفتقر إلى الضوابط الداخلية المناسبة العثور على موظف يستخدم شيكات الشركة لدفع فواتيره الشخصية أو إجراء تحويلات برقية لنفسه.
لضمان أن يكون للمدفوعات النقدية ضمانات كافية تمنع الاحتيال ، من المهم أن تقوم الشركات بفصل الواجبات بحيث لا يملك الشخص نفسه الذي يخول أو يوقع شيكًا أو تحويلًا إلكترونيًا القدرة على القيام بأجزاء أخرى من الصفقة ، مثل إنشاء تحقق أو بدء التحويل الإلكتروني.
بالنسبة للشركات الصغيرة ، قد يكون هذا صعبًا بسبب وجود عدد قليل من الموظفين ، ويساعد على الوصول إلى البيانات المصرفية قبل أي موظف آخر في الشركة ، ومراجعة كل معاملة والتحقق من النسخ ، والبحث عن أي شيء يبدو غير عادي ، ثم المتابعة مع البنك إذا لزم الأمر.
تعد مراجعة مدققي الشيكات المرخصين خطوة مهمة ، ولا ينبغي لهذا الشخص الوصول إلى شيكات فارغة أو أي إمكانية لإدخال المعاملات في نظام محاسبة الشركة. استخدام ختم التوقيع للشيكات يمكن أن يخلق مشاكل إضافية لأنه غالبا ما يكون من السهل جدا على شخص ما سرقة الختم وأيضا سرقة مجموعة من الشيكات الفارغة.
بعض الشركات لديها شيكات تتطلب اثنين من التوقيعات ، وعادة مع نوع من عتبة الدولار بحيث يمكن استخدام مبالغ شيك أصغر مع توقيع واحد فقط. وهذا يسمح بدرجة معينة من الفصل بين الواجبات عند إصدار شيكات فوق مبلغ معين. لا تنسَ التحويلات البرقية ، لأنها أصبحت أكثر شعبية في السنوات الأخيرة.
يجب فصل الموظفين المسؤولين عن إنشاء الحوالات المصرفية عن الشخص الذي يطلق التحويلات البرقية. إذا كان الموظفون لا يسمحون بالانفصال ، فيمكنك إعداد نظام يتصل فيه البنك الذي تتعامل معه بشخص آخر داخل الشركة عندما يتلقى طلب تحويل إلكتروني.يجب ألا تذهب هذه المكالمة إلى شخص لديه القدرة على بدء التحويلات البنكية.
وأخيراً ، قم بإجراء تسوية مصرفية شهرية باستخدام شخص غير مشارك في المدفوعات النقدية. ينبغي متابعة أي معاملات أو صور غير عادية والتحقيق فيها.
كيف تحسب الرصيد النقدي الافتتاحي؟
تلعب إيصالات النقدية للشركة دورًا هامًا في وضع ميزانية التدفق النقدي. قد تكون سمعت بيان التدفق النقدي يسمى "بيان المصادر والاستخدامات". تمثل إيصالات النقدية للشركة شريان حياة الشركة ، مصادر النقد. المدفوعات النقدية للشركة تشكل استخدامات النقود.
لحساب الرصيد الافتتاحي لمصادرك ويستخدم بيان التدفق النقدي ، كل ما عليك القيام به هو إلقاء نظرة على كشف حسابك المصرفي عبر الإنترنت أو الاتصال بالبنك وإدخال مبلغ الأموال المحتفظ بها في البنك. إلى هذا الرصيد النقدي الافتتاحي ، أضف أي إيصالات نقدية تدخل وتطرح إجمالي المدفوعات النقدية الخارجة من الشركة. إجمالي هذه الأجزاء الثلاثة يساوي رصيد الإغلاق ، أو مبلغ المال المتبقي. للحصول على ميزانية ، قد تجد أنه من المفيد إظهار هذا الحساب على أساس شهري.
على سبيل المثال ، رصيدك الافتتاحي هو المبلغ النقدي الذي لديك في اليوم الأول من الشهر. يساوي الرصيد الافتتاحي للشهر التالي الرصيد الختامي للشهر السابق. دائمًا ما يساوي الرصيد الافتتاحي الخاص بك في أي شهر نفس مبلغ الرصيد الختامي من الشهر السابق.
كجزء من إنشاء بيان التدفق النقدي ، خاصةً إذا كنت تستخدم الطريقة المباشرة التي تتضمن النقد من أنشطة التشغيل والاستثمار والتمويل ، فقد تسأل: "هل النقد المستلم من العملاء هو نشاط تشغيل؟" نعم ، لكن الأمر ليس بهذه البساطة. ليس جميع العملاء يدفعون نقداً ، لذلك تأتي بعض مبيعات الشركة في شكل حسابات مستحقة القبض منذ أن تم البيع عن طريق الائتمان. في هذه الحالة ، يجب أن تبدأ بمجموع مبيعات الشركة لمدة شهر معين وتعديله بناءً على التغيير في رصيد حسابات القبض للشركة لتصل إلى رقم إيصالات النقد الصحيحة.
إذا زادت الحسابات المستحقة القبض خلال الفترة المعنية ، فقم بخصم هذه الزيادة من رقم المبيعات الخاص بك لحساب مبلغ الإيصالات النقدية من العملاء. إذا انخفض رصيد الحسابات المستحقة الدفع ، أضف مبلغ التخفيض هذا إلى إجمالي المبيعات الخاصة بك لحساب إجمالي المبالغ النقدية المستلمة من عملائك.
أنواع المقبوضات النقدية
تأتي الإيصالات النقدية إلى عمل تجاري بأشكال كثيرة ، ومعظمها من مبيعات العملاء. اعتمادًا على حجم ونوع العمل ، قد تكون هذه التدفقات على شكل دفعات تتم بواسطة بطاقة ائتمان أو نقدًا أو حوالة مالية أو شيك شخصي ، على سبيل المثال. قد تستلم الأعمال التي تقتصر على الاشتراك فقط الجزء الأكبر من إيصالاتها النقدية في شكل مدفوعات مصرفية من ACH. كما تتلقى الأعمال النقدية من أنشطة أخرى غير بيع السلع أو الخدمات ، مثل الإتاوات ، وإيرادات الفوائد ، وأرباح الأسهم ، والمكاسب الرأسمالية من الاستثمارات والعائدات من بيع الأصول المختلفة.
الإيرادات هي الأموال التي يستلمها النشاط التجاري من أنشطته التجارية العادية والمستمرة. عندما يحين وقت قراءة البيانات المالية وتفسير الإيصالات النقدية الفعلية مقابل رقم محسوب ، فإنه يساعد على تحديد بعض المصطلحات. على سبيل المثال ، هل الإيرادات والمكاسب متشابهة؟ لا ، لأنه في حين أن الأرباح ، والتي تسمى أيضًا المبيعات ، تمثل الأموال من العملاء ، فإن الأرباح تمثل ما تبقى بعد استخدام تلك الأرباح لدفع مصروفات الشركة.
هل الإيرادات والربح هي نفسها؟ ويعني الربح أساسًا نفس الشيء مثل الأرباح ، لأنه لا يمثل سوى مقدار الأموال المتبقية بعد سداد جميع الفواتير من الأموال التي تم تلقيها من عملائك.
وأخيرًا ، هل الدخل والدخل متشابهين؟ قد يستخدم بعض الأشخاص مصطلح "الدخل" لتمثيل إيرادات المبيعات ، ولكن من وجهة نظر المصطلحات المحاسبية ، فإن الدخل أكثر احتمالاً للإيرادات التشغيلية. يختلف الدخل التشغيلي اختلافًا طفيفًا عن الأرباح أو الأرباح نظرًا لتوفرها على تكاليف السلع ونفقات التشغيل التي تم إزالتها من المبيعات ، ولكن بخلاف الأرباح أو الأرباح ، لا تشمل الإيرادات التشغيلية مصروفات الضرائب والمصروفات الأخرى غير التشغيلية.
