يمثل مخطط سير العمل بشكل مرئي حركة ونقل الموارد والمستندات والبيانات والمهام من خلال عملية العمل بأكملها لمنتج أو خدمة معينة. يمثل مخطط انسيابي تم إنشاؤه بنجاح سير العمل الصحيح بسرعة وبشكل واضح.
تحسين الكفاءة وتجنب الاختناقات
يمكن أن تكون العديد من عمليات العمل معقدة ومعقدة ، لذا من المهم أن تُظهر بصريًا كيفية اكتمال المهام لتحسين فهم الموظفين وكفاءتهم. توضح الرسوم البيانية لسير العمل بوضوح من المسؤول عن كل مرحلة ، وما هي المستندات والموارد التي يحتاجونها ، وكمية الوقت اللازم في كل مرحلة. إن معرفة أدوار الموظفين ومتطلبات الموارد اللازمة للإنتاج تسمح للإدارة بتعريف نقاط الضعف بسهولة والتخفيف من الاختناقات. الاختناقات هي أي جوانب من سير العمل تعيق وتبطئ وقت الدورة الكلية للعملية.
زيادة المساءلة والاتصال
يتيح تمثيل عملية سير العمل بأكملها بشكل مرئي للموظفين فهم أفضل ليس فقط لمسؤولياتهم الوظيفية ، ولكن أيضًا أدوار الموظفين الآخرين ، مما يزيد من المساءلة. يؤدي إنشاء مخطط تدفق عمل ناجح ودقيق إلى زيادة المعرفة في مكان العمل بسبب البحث وجمع البيانات المطلوبة. كما يتحسن التواصل عندما يكون لدى الموظفين فهم أفضل لعملية سير العمل.
استخدام الأشكال لعرض النشاط
تستخدم الرسوم البيانية لسير العمل أشكالًا محددة تتوافق مع أنواع مختلفة من الأنشطة. عروض بيضاوية حيث يبدأ سير العمل وينتهي. تمثل المستطيلات نشاط عملية أو مهمة أو تحليل. يشير الماس إلى عملية صنع القرار ، وعادة ما يؤدي إلى اتجاهين محتملين لسير العمل. إذا كانت الإجابة على قرار نعم ، يستمر سير العمل على المسار المقصود ، ولكن إذا كانت الإجابة لا ، فقد يتطلب سير العمل مسارًا آخر لحل المشكلة. قد يصعب تتبع الرسم التخطيطي مع الكثير من أشكال الماس بصريا. تمثل الدوائر الموصلات من نشاط إلى آخر.
تنفيذ مخططات سير العمل
على الرغم من أن تصميم مخطط سير العمل يمكن أن يكون عملية شاسعة ومستهلكة للوقت ، إلا أن تنفيذه قد يكون أكثر صعوبة. لا يستطيع المديرون ببساطة نشر رسم تخطيطي في مكان العمل ويتوقعون من الموظفين تسليمه دون أي توجيه. يجب أن تقترن معظم الرسوم البيانية بنظرية تحسين سير العمل مثل التصنيع الضعيف أو ستة سيغما أو إدارة الجودة الشاملة. (انظر المرجع 1)
بدائل لمخططات سير العمل
تستخدم بعض الشركات بدائل لمخططات سير العمل مثل العمليات وتخطيط الأعمال والتحكم في التدفق. عملية ، أو خريطة عملية ، هي مفهوم مماثل جدا لرسوم سير العمل ومخططات سير العمل. تعد عملية العمل أكثر تحديدًا من سير العمل ، مع التركيز بشكل أكبر على المدخلات والمخرجات من نقل البيانات والمستندات ومسؤوليات المهام. يركز تخطيط الأعمال أكثر على الأهداف طويلة الأجل بدلاً من تحسين سير العمل الحالي. يبحث المديرون المهتمون بالتحكم في التدفق تحديدًا في تحسين مراقبة المخزون.
