يمثل خطاب المقدمة أحد أهم أجزاء أي اقتراح ، حيث إنها فرصتك لتقديم انطباع أول جيد عن صاحب العمل أو العميل المحتملين. هذا الانطباع الأول سيؤثر بشكل كبير على فرص قبولك ، لذا من المهم إنشاء رسالة تغطية نظيفة ومختصة احترافية وملحوظة. خطاب المقدمة القياسي هو صفحة واحدة تحتوي على ثلاث فقرات.
اكتب اسمك ومعلومات الاتصال بك (بما في ذلك العنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وصاحب العمل) في العنوان.
قم بتوجيه الخطاب إلى الشخص الصحيح. تجنّب معالجة الرسالة "لمن يهمه الأمر" ، حيث يُظهر ذلك افتقارًا إلى الاحترافية والقدرة على إجراء الأبحاث. تعرّف على من يقرأ المقترحات من خلال القيام ببعض الأبحاث على موقع المنظمة على الويب أو الاتصال بالمنظمة لطلبها.
جذب انتباه القارئ في الفقرة الأولى. تريد إنشاء اتصال فوري مع القارئ ، وجعلهم فضوليين بما يكفي للاستمرار في قراءة بقية خطاب المقدمة. حاول استخدام اقتباس أو إحصائية أو سؤال متعلق بمقترحك. من هناك ، يمكنك الإشارة مباشرة إلى الغرض من الاقتراح الخاص بك. يجب أن تتضمن فقرتك الافتتاحية أيضًا معلومات حول كيفية معرفتك عن الشركة أو المؤسسة ، وبعض المعلومات المختصرة عنك.
اشرح بيانات الاعتماد والخلفية في الفقرة الثانية. أظهِر أنك قد استغرقت وقتًا للبحث في المنظمة من خلال توضيح كيف ستفيدك أوراق اعتمادك وخبرتك. استخدم أمثلة محددة. إذا كنت تقدم مقترحًا إلى جمعية تعاونية لمنتجات الألبان ، على سبيل المثال ، فشرح كيف أن خبرتك تحلب الأبقار لمدة 17 عامًا وتجربتك كمدير لأحد البنوك المحلية يمكن أن تجعلك من الأصول القيمة لتعاونية الألبان المذكورة.
أشر إلى اهتمامك بالعمل مع المنظمة في الفقرة الثالثة. اشرح أنك ستقوم إما بمتابعة الاقتراح من خلال مكالمة إلى المنظمة أو تطلب من القارئ الرد عن طريق الاتصال بك لتحديد موعد للمقابلة. عرض تقديم معلومات إضافية إذا طلبت المنظمة ذلك.
أغلق الرسالة. تشير إلى أنك قمت بإرفاق اقتراحك مع خطاب التغطية. أشكر المنظمة على وقتها والنظر فيها. قم بتضمين توقيعك في أسفل الرسالة.
نصائح
-
أبقيها بسيطة. تريد أن يكون مقترحك سهل القراءة والمهنية. اكتب بطريقة واضحة وموجزة ، وقم فقط بتضمين المعلومات التي تحتاج المؤسسة معرفتها.
عادة ما تكون رسالة الغلاف القياسية ثلاث فقرات في الطول ، ولكن لا يتعين عليك دائمًا الالتزام بهذه الصيغة. إذا كنت تعتقد أن اقتراحك سيتم شرحه بشكل أفضل في أربع أو خمس فقرات ، وتحتاج إلى أكثر من صفحة واحدة ، فهذا مقبول. ومع ذلك ، تجنب جعل الاقتراح طويلًا جدًا. المقترحات التي تكون طويلة جدًا أقل احتمالًا لقراءتها.
