المذكرة هي وسيلة للتواصل مع الآخرين في مكتبك. تقوم المذكرات عادةً بالإبلاغ عن أو شرح شيء ما. يمكنهم أيضا تقديم طلب. يمكن استخدام المذكرات غير الرسمية للإبلاغ عن شيء غير ذي أهمية كبيرة ، أو تقديم معلومات إلى عدد قليل من الأشخاص أو في بيئة أقل رسمية. عند كتابة مذكرة غير رسمية ، كن محترفًا واحتفظ بها باختصار. يجب أن تكون المذكرة غير الرسمية حول صفحة واحدة وتتضمن المعلومات الضرورية.
ضع ترويسة الشركة في أعلى الصفحة الأولى من المذكرة غير الرسمية.
ضع العبارة "Memo" فقط تحت الترويسة.
ضع أسماء المرسل والمستلمين ، بالإضافة إلى التاريخ والموضوع التالي. يجب أن تكون هذه المعلومات على خطوط منفصلة. للحصول على مذكرة غير رسمية ، اجعل سطر الموضوع قصيرًا لكن محددًا حتى يتمكن القارئ من تحديد ماهية المذكرة بسرعة. إذا لم يكن هناك مستلم محدد ، فيمكنك ترك هذه المعلومات.
اذكر الغرض من المذكرة بوضوح وبشكل محدد في الفقرة الأولى. حاول القيام بذلك في جملة أو جملتين.
اكتب قسم مناقشة قصير لشرح التوصية الرئيسية أو طلب المذكرة. لأن هذه هي مذكرة غير رسمية ، يمكنك ببساطة ذكر التوصية. لست بحاجة إلى تضمين الكثير من الأدلة الداعمة أو الحقائق أو غيرها من المعلومات لأنك تريد أن تكون مختصراً. يجب أن يكون هذا القسم مختصرا ونحو النقطة ويجب أن ينقل بشكل فعال نقطة المذكرة ويخبر القارئ ماذا يفعل بعد ذلك.
حدد بوضوح ما يجب أن يفعله القارئ بعد ذلك في توصية قصيرة أو قسم إغلاق. على الرغم من أن المذكرة غير رسمية ، لا يزال من المهم نقل نقطة وتوصية واضحة.
نصائح
-
احتفظ بكل شيء مقتضب في مذكرة غير رسمية. اكتب بإيجاز ووضوح في أقل عدد ممكن من الكلمات.
