تقوم الشركات بإدارة شؤونها المالية باستخدام أحد نظامي المحاسبة: المحاسبة على أساس الاستحقاق أو المحاسبة النقدية. يكمن الاختلاف الأساسي في "حجز" إيراداتك ومصاريفك - أي عندما تقوم تقارير أعمالك في ميزانيتها العمومية ، وعلى ضرائبها ، باستلام الأموال أو إنفاق الأموال. كل نظام له نقاط قوته وضعفه.
المحاسبة النقدية
المحاسبة النقدية ، أو أساس النقدية ، هي أبسط طريقة المحاسبة. تشبه الطريقة التي تدير بها أسرة نموذجية دفتر شيكاتها. في المحاسبة النقدية ، فإنك تحجز الدخل فقط عندما تستلم الأموال فعليًا ، بغض النظر عن وقت تقديم السلع والخدمات التي أنتجت الأرباح. وبالمثل ، فإنك تحجز نفقاتك عندما تدفع فعليًا مقابل البضائع والخدمات ، بغض النظر عن وقت طلبك أو تلقيه مهما كان الثمن الذي تدفعه مقابله.
المحاسبة على أساس الاستحقاق
في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، أو على أساس الاستحقاق ، تقوم بحجز الإيرادات بمجرد أن تقوم بإبرام الصفقة التي ستنتج الدخل ، بغض النظر عن الوقت الذي تتوقع فيه أن يأتي المال. وتحجز نفقاتك بمجرد أن تلتزم بدفع لشيء ما ، بغض النظر عن وقت تلقيك له.
في العمل
لنفترض أنك تمتلك مطعمًا ، وتحتاج إلى 100 رطل من الطماطم. تستدعي مورّد منتجاتك وتضع طلبًا بقيمة 100 جنيهًا مصريًا بسعر 1 دولار للرطل. إذا كنت تستخدم طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق ، فستقوم بحجز هذه التكلفة التي تبلغ 100 دولار فور تنفيذ الالتزام - في اليوم الذي تطلب فيه الطماطم ، أو اليوم الذي يتم تسليمه فيه ، حسب ترتيبك مع المورد. إذا كنت على أساس نقدي ، فأنت لا تحجز المصروفات حتى يأتي الفاتورة وتدفع 100 دولار.
أما بالنسبة للدخل ، يقول شخص ما يدعو ويريد حجز غرفة المأدبة في مطعمك ليوم الجمعة المقبل ، الذي يكلف 500 دولار. على أساس الاستحقاق ، يمكنك حجز 500 دولار كإيراد على الفور. على أساس نقدي ، سيكون عليك الانتظار حتى يتخلى العميل فعليًا عن الأموال المطلوبة للحجز.
إيجابيات وسلبيات
إن المحاسبة على أساس الاستحقاق تعطي فكرة أفضل عن وتيرة عملك - ما هو موقع الاستشارات القانونية والمشورة التجارية نولو الذي يطلق عليه "انحسار وتدفق دخل ومديونية الشركات." إذا كنت تقوم بعمل ثابت ، أو إذا كان نشاطك التجاري يتوسع أو يتقلص ، فسوف يظهر ذلك في وتيرة إيراداتك ومصروفاتك المحجوزة. ومع ذلك ، يمكن لمحاسبة الاستحقاق إخفاء مشاكل التدفق النقدي ، لأن ميزانيتك ستظهر الإيرادات التي لم تصل بعد. مع المحاسبة النقدية ، فأنت تعرف دائما كم من المال لديك في أي وقت معين. ولكنه قد يعطيك رؤية مشوهة لحالة عملك ، لأن الشهر "الناجح" ليس بالضرورة هو الشهر الذي تقوم فيه بالكثير من العمل المدر للدخل ، بل هو بالأحرى عمل تحصل فيه على أجر مقابل العمل الذي تم إنجازه بالفعل. يمكن للمحاسبة النقدية أيضا أن تحجب الديون غير المسددة.
