يتم استخدام ورقة تسجيل ، تسمى أيضا ورقة الاختيار ، كشكل لجمع المعلومات من خلال المراقبة والعد. يتم استخدامه لحساب عدد مرات حدوث شيء ما أو حدوثه أو حساب العناصر. يمكن أن تكون أوراق الجداول بسيطة مثل استخدام ورقة وقلم رصاص ، أو معقدة مثل برنامج محوسب. فهي طريقة بسيطة وفعالة لجمع وتنظيم وتحليل البيانات. يتم استخدامها لحساب العديد من الأشياء بما في ذلك الأصوات والمخزون ونتائج المسح.
تحديد المشكلة أو الحدث لمراقبة. يمكن استخدام ورقة تعداد لتتبع البيانات في حدث أو مشكلة معينة. يجب تعريف هذه المشكلة قبل جمع البيانات. تتمثل البيانات النموذجية التي يمكن جمعها في ورقة التعداد في عدد السيارات التي تمر عبر تقاطع معين خلال إطار زمني معين ، وعدد المشاة الذين يمرون نقطة معينة في الرصيف أو الأشخاص الذين يدخلون إلى المكتب. قد يتم أحيانًا جمع معلومات أكثر تفصيلاً ، مثل جنس الأشخاص الذين تم جمعهم. تقدم ورقة الإحصاء طريقة لجمع البيانات بطريقة منظمة.
تطوير أوصاف دقيقة لما سيتم احتسابه. يجب إنشاء قائمة من الأمثلة أو الأوصاف. فقط المعلومات التي تريد تضمينها مدرجة. ويتكون هذا أيضًا من تحديد كيفية حساب المعلومات. كما يجب على الفريق الذي يقوم بإنشاء ورقة الإحصاء إعطاء تعليمات إلى جامعي البيانات حول كيفية تسجيل البيانات وحسابها.
حدد مدة جهد جمع البيانات. قبل البدء في عملية جمع البيانات ، ينبغي تحديدها عند بدء تجميع المعلومات ، ومدة جمعها.
إنشاء ورقة رصيده. يمكن كتابة ورقة كتابة أو إنجازها من خلال برنامج جداول بيانات الكمبيوتر. وفي كلتا الحالتين ، يجب أن تتضمن ورقة التقسيم البيانات التي يتم ملاحظتها والوصف الممكن للأجوبة. على سبيل المثال ، إذا تم استخدام ورقة الإحصاء لجمع معلومات حول جميع مرضى العيادة خلال شهر ، فقد يكون عدد المرضى الذين يسيرون في الباب فقط ، أو الذين يرون الطبيب. يمكن أن يكون أكثر تفصيلاً وتقدير الفئات العمرية وأسباب المريض المعلنة للزيارة. يجب أن تشير كل ورقة رصيد إلى تاريخ استخدامها ، بحيث يمكن تحديد الأنماط.
ابدأ التسجيل. في مثال العيادة ، عندما يذهب المرضى إلى مكتب الاستقبال لتسجيل الدخول ، يقومون بإكمال مسح قصير للغاية. الشخص الذي يبلغ من العمر 22 عامًا يدخل لأسباب تتعلق بالبرد. يتم تحديد الفئة العمرية التي يناسبها هذا الشخص ، وسبب الزيارة ، مع علامة اختيار أو "X". إذا تم استخدام ورقة الإحصاء لحساب عنصر أو حدث ، في كل مرة يتم فيها حساب العنصر ، أنا وضعت في المكان المناسب. بعد أن تم إحصاء أربعة ، ستقرأ ورقة الإحصاء IIII. عندما يتم احتساب الرقم الخامس ، يتم وضع خط قطري من خلال هذه الخطوط الأربعة للإشارة إلى 5. وهذا يجعل من السهل جدولة صحائف الأعداد.
أكمل النتيجة. سيوضح العدد النهائي عدد الأشخاص في كل فئة الذين زاروا العيادة لكل سبب محدد مدرج على الورقة. تحسب علامات التعداد وتدرج في ورقة تلخيصية في شكل رقمي. وغالباً ما يتم تلخيص المعلومات أكثر من خلال حساب النسب المئوية والمعلومات الإحصائية الأخرى. ثم يتم استخدام البيانات الملخصة لاتخاذ القرارات أو الإسقاطات.
غالباً ما يتم استخدام أوراق المجاميع كمصدر للبيانات للبحث الأكثر تعقيدًا. فعلى سبيل المثال ، قد تجري الممارسة الطبية استطلاعات لعدة أشهر للحصول على المعلومات اللازمة لتخصيص خدماتها بشكل أكثر دقة لاحتياجات مرضاها. قد يكون من الضروري تحليل شامل لحركة المرور على طريق معين لتبرير توسيعه. قد يستند بائع التجزئة إلى قرار فتح متجر في موقع معين على مقدار حركة مرور القدم في ذلك الموقع.
