سواء كنت فريقًا من شخص واحد أو شركة كاملة ، فإن اتباع إجراءات المكتب وإرشاداته يعد طريقة رائعة لإنشاء بعض القواعد الأساسية لنشاطك التجاري. وهذا لا يساعدك فقط في أداء المهام اليومية ، ولكنه يمكن أن يساعدك أيضًا على تعييناتك الجديدة عند بدء العمل والموظفين المعينين عندما يحتاجون إلى التحقق من الأمور الإدارية.
وضع المبادئ التوجيهية وجعلها سهلة الوصول
يعد إنشاء دليل لمكتب القرن الحادي والعشرين مكانًا رائعًا للبدء. يجب أن يتضمن دليل المكتب العمليات والإجراءات الخاصة بالجوانب الهامة من عملك ويجب أن يذكر أي نقاط ملحوظة من قوانين التوظيف الفيدرالية والولائية والمحلية. تضمين معلومات حول سياسات الإجازات ، والسياسات غير التمييزية وتعويضات العمال.
هذا هو المكان الذي يمكنك فيه تضمين مهمة شركتك ورؤيتها وقيمها الأساسية. هذه تساعد الجميع في العمل على البقاء على المسار الصحيح والعمل نحو نفس الهدف. يمكن أن يتضمن إرشادات سلوك الموظف ، والزي الرسمي ، والتدخين ، وساعات العمل ، والأجور ، والعروض الترويجية والفوائد. اجعل كتيبك في متناول كل موظف من خلال عرضه على الإنترنت وفي الطباعة. اعط نسخة لجميع الموظفين واطلب منهم التوقيع على خطاب تأكيد بأنهم قد قرأوا الإرشادات وفهموها.
أخذ العلم والتكنولوجيا في مكتب القرن 21
في مكتب القرن الحادي والعشرين ، من المهم دمج التكنولوجيا في إرشاداتك. بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها ، تلعب التكنولوجيا دورًا مهمًا في إجراءات المكتب. يتم إجراء العديد من الأشياء على أجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية. قرر ما إذا كانت شركتك تسمح باستخدام تكنولوجيا المكتب لأسباب شخصية وما هي إجراءات الأمان الخاصة بك. هل يُسمح للموظفين باستخدام هواتفهم أثناء العمل؟ من خلال إنشاء هذه القواعد ، ستتمكن من إزالة أي اختلافات قبل حدوثها.
وضع مبادئ توجيهية لكل دور أو قسم
اعتمادا على عملك ، يمكنك اختيار وضع إجراءات لكل قسم أو كل دور في الشركة. على سبيل المثال ، إذا كان لديك قسم تصنيع ، فإن إجراءاتها ستكون بلا شك مختلفة عن قسم المبيعات وقسم التسويق الخاص بك. من خلال تدوين الإجراءات اليومية لكل مجال من مجالات نشاطك التجاري ، ستتمكن من مساعدة الموظفين الجدد بسرعة أكبر وستتمكن من توجيه الموظفين المحنكين عندما ينسون كيفية القيام بمهمة معينة. يساعد وجود مكان مرجعي أيضًا في تتبع كل شيء في نشاطك التجاري. قد تختار بعض المكاتب التي لديها طبقات متعددة من الموظفين تضمين مخطط تنظيمي بحيث يدرك الجميع ما هو دورهم ضمن الصورة الأكبر للشركة.
الحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة
يمكن تحديث إرشاداتك كلما احتاج عنصر جديد مهم لإدراجه. لا تحتاج إلى أن تكون في حجر. تأكد من أنك تتواصل مع موظفيك بشكل منتظم عند إضافة أي شيء إلى إجراءات المكتب أو دليل مكتبك. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون جميع ممارسات مكتبك سهلة الوصول. تأكد من أن موظفيك يعرفون المكان الذي يمكنهم فيه طلب المساعدة إذا كان لديهم سؤال حول وقت العطلة أو استخدام الهاتف المحمول أو تعويض العمال أو أي ممارسات مكتبية حديثة أخرى.
