اعتمادًا على حجم الحدث ، يتطلب التخطيط لمشروع حدث استثمارًا في الوقت والمال. مفتاح النجاح في التخطيط للحدث هو إما أن يكون لديك مهارات تنظيمية قوية أو توظيف فريق دراي. أمثلة على مشاريع الحدث هي حلقات العمل والمناقشات والترقيات.
بناء فريق. يجب أن يكون لدى كل عضو فريق مهارات تنظيمية واتصالات قوية ، بالإضافة إلى إتاحته لعقد اجتماعات تحديث التقدم المنتظم.
إنشاء قائمة مهام مع المواعيد النهائية. يجب أن تتضمن قائمة التحقق هذه جميع المهام التي يجب القيام بها لمشروع الحدث. تعيين كل مهمة لأحد أعضاء الفريق. اعتمادًا على نوع الحدث والتعقيد ، استخدم برنامج إدارة مشروع أو جدول بيانات للبقاء منظمين. على سبيل المثال ، في حالة استخدام جدول بيانات ، يمكن أن يكون لديك عمود واحد هو المهمة ، بينما التالي هو الذي تم تعيينه له ثم الموعد النهائي. يجب أن تتضمن القائمة المرجعية عناصر مثل الاستعانة بموظفين ، وطلب مستلزمات محددة ، وحجز الموقع ، وحجز رحلة المتحدث ، وترتيب الطعام ، ومبادرات التسويق ، والعروض الترويجية التي يتعين القيام بها.
التقدم المرئى. تحقق مع أعضاء الفريق بانتظام من أنهم في الموعد المحدد لإكمال المهام وأنك على علم بأي شيء معلق. في حالة استخدام برنامج إدارة مشروع أو جدول بيانات ، قم بتحديثه مع تقدم كل عضو.
اعداد الميزانية. يجب أن تتضمن الميزانية التكاليف المتوقعة ، وأن يكون هناك فسحة للنفقات غير المتوقعة. كن واقعيا بشأن التكاليف وتأكد من أن كل عضو في الفريق على علم بالميزانية التي يجب الوفاء بها. إذا كان يجب أن يكون عضو الفريق أكثر من ميزانية لأحد العناصر في القائمة ، فعليك إبلاغهم مقدمًا بموافقة مسبقة.
