عندما تقوم بإدارة أحد اجتماعات النادي ، فأنت تتواصل مع جميع أعضاء النادي في وقت واحد ، وتخطط لأنشطة النادي المستقبلية واتخاذ القرارات المهمة. لتشغيل الاجتماع بفعالية ، يجب أن تكون منظمًا ولديك خطة. يحتفظ ميسر الاجتماع بالترتيب طوال الاجتماع أثناء تناول جميع المواضيع المدرجة في جدول أعمال الاجتماع.
الاستعداد مقدمًا. قرر ما هي أهدافك في الاجتماع وتشكيل خطة عمل محددة لتحقيق تلك الأهداف. قم بعمل قائمة بالمواضيع التي ستتناولها وقم بعمل نسخ من هذه القائمة لتوزيعها على أعضاء النادي.
خلق جو جذاب. قم بتقديم المرطبات قبل الاجتماع ، وقم بتشغيل الموسيقى الناعمة أثناء دخول أعضاء النادي إلى منطقة الاجتماع. سيخلق ذلك أجواء تشجع الأعضاء على الاسترخاء والاختلاط قبل بدء الاجتماع.
ابدأ في الوقت المحدد. قم بالإعلان قبل خمس دقائق من التخطيط للبدء. كما يجد أعضاء النادي مقاعد ، وتوزع نسخ من جدول أعمال الاجتماع. هذا يسمح لأعضاء النادي بمراجعة جدول الأعمال بينما تستعد للبدء.
تقديم أعضاء النادي الجديد. جلسات جليدية هي أفضل طريقة لتقديم أعضاء جدد. اطلب منهم أن يذكروا أين نشأوا ، حيث ذهبوا إلى المدرسة ولماذا قرروا الانضمام إلى ناديك.
مراجعة الدقائق من الاجتماع السابق. هذا يذكر أعضاء النادي بالإجراءات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع الأخير ويعطي الأعضاء الجدد فهمًا أفضل لموضوعات الاجتماع الحالية.
البقاء على المهمة. اتبع دائما جدول أعمال الاجتماع. إذا أراد أحد الأشخاص مناقشة موضوع غير مدرج في جدول أعمالك ، فاكتب الموضوع في ورقة منفصلة ثم عالجه خلال الاجتماع التالي.
إتاحة الوقت للأسئلة والأجوبة. سيكون لدى أعضاء النادي أسئلة ، لذا كن مستعدًا للإجابة عليها. اسأل هؤلاء الذين لديهم أسئلة لرفع أيديهم ودعوة كل عضو على حدة. هذا هو الوقت المناسب أيضًا لتشجيع أعضاء النادي على تقديم اقتراحات للاجتماعات المستقبلية.
في نهاية الوقت. يساعد تحديد وقت نهائي محدد في الحفاظ على المسار على المسار الصحيح. إذا كان لدى أعضاء النادي أسئلة أو مخاوف إضافية ، ادعهم للتحدث معك بعد انتهاء الجلسة.
