يقوم أمين الصندوق في شركة أو منظمة أو مجموعة أخرى بتتبع ميزانية وإنفاق المجموعة. إذا كان لديك وظيفة أمين الصندوق ، فأنت مسؤول عن تجميع وتقديم تقرير في اجتماعات مجلس الإدارة. هناك بعض العناصر التي يجب عليك تضمينها في هذا التقرير ، بما في ذلك حساب المصروفات للفترة الزمنية والممتلكات الحالية للمجموعة.
قم بإعداد نسخة خطية من التقرير قبل الاجتماع. يجب أن يتضمن هذا التقرير أربعة بنود: الرصيد في بداية الفترة ، وإيرادات الفترة ، ومصاريف الفترة والرصيد في نهاية الفترة. قم بطباعة نسخة لكل عضو يكون في الحضور بالإضافة إلى بعض الإضافات ، وقم بتوزيع النسخ قبل بدء العرض التقديمي.
حدد رصيد جميع الحسابات التي تمتلكها مجموعتك أو شركتك في بداية الفترة منذ آخر اجتماع لك. يجب أن يكون هذا الرقم إجمالي بالدولار لجميع الحسابات. لا تدرجوا السنتات لتجعل الرقم سهل التصور والتذكر. هذا سيوفر نقطة انطلاق جيدة لبقية التقرير.
حدد الدخل ، أو المال الذي أخذته خلال هذه الفترة. إذا كنت تعمل في مؤسسة يكون فيها الدخل متشابهًا أو شبيهًا كل شهر ، فلا داعي للتعمق في هذا الأمر. إذا كان لديك مصدر دخل كبير غير نموذجي ، فستحتاج إلى شرح مصدر هذه الأموال.
اشرح النفقات التي حصلت عليها مجموعتك خلال الفترة الزمنية. ومثلما هو الحال بالنسبة للأموال الواردة ، لا تحتاج الصناديق المنتهية ولايتها إلى تفسير عميق إذا كانت تتكرر النفقات التي يعرفها مجلس الإدارة - على سبيل المثال ، فواتير الخدمات العامة أو رواتب العمال. إذا كان هناك نفقة كبيرة غير معتادة ، فاحرص على توضيح ماهية المصروفات وسبب ضرورة ذلك.
حدد رصيد كل الحسابات ، بما في ذلك النقد في الصندوق والاستثمارات ، كخاتلك. هذا الرقم هو ما سيستخدمه أعضاء مجلس الإدارة كأساس للقرارات المتعلقة بالإنفاق خلال الاجتماع. قبل الانتهاء ، اسأل ما إذا كان أي شخص يحتاج إلى أي توضيح.
