مكونات الاتصالات الأربعة هي الترميز ، فك التشفير ، وسط الإرسال والتغذية المرتدة. يقوم مرسل رسالة الاتصالات الشخصية أو التجارية بتشفيرها ونقلها عبر وسيط أو أكثر إلى جهاز الاستقبال ، والذي يقوم بفك تشفيرها ويستجيب عن طريق تقديم التعليقات. في مجال الأعمال التجارية ، يتم إجراء اتصالات فعالة ، مما يسمح للمدراء بتحفيز موظفيهم ويساعد الشركات على التفاعل مع أصحاب المصلحة. قد يؤدي ضعف الاتصالات إلى انخفاض الروح المعنوية ، وفقد الإنتاجية ، وانعدام الثقة.
التشفير
أول عنصر اتصال هو الترميز ، وهو ترجمة الأفكار والمفاهيم إلى رموز وإيماءات. يبدأ المرسل بتحديد الرسالة التي سيتم إرسالها. غالبًا ما تضيع الأفكار الجيدة إذا كانت عملية الترميز فاشلة. على سبيل المثال ، قد تجعل المحادثات المتشوشبة بحقائق غير ذات صلة والمنطق المنطق من المستحيل أن يكون هناك حوار واضح ومثمر حول الحقائق ، وفقاً للأستاذ بجامعة هارفارد جون بي. كوتر وأستاذ جامعة بريتيش كولومبيا لورن أ. وايتهيد. قد تؤدي استراتيجيات التواصل الخادعة ، مثل الترويج للخوف ، إلى خلق مخاوف حول المخاطر التخيلية التي قد تؤدي أيضًا إلى تحويل الناس ضد فكرة جيدة. كتب مؤلف الأعمال ثيودور كيني في كلية هارفارد لإدارة الأعمال والمعرفة العاملة أنه يمكن تعظيم قوة الاتصالات من خلال تفسير الحقائق وليس مجرد قراءتها ، وباستخدام العاطفة والرموز لتضخيم الرسائل والاتصال الفوري بالموظفين.
متوسط
يتم إرسال الرسالة المشفرة عبر وسيط أو قناة. فئتان قناة الأعمال الأساسية هما شفوية وكتابية. يمكن إجراء الاتصالات الشفهية عبر الهاتف أو باستخدام تقنيات قائمة على الإنترنت مثل المؤتمرات الافتراضية عن بُعد والبث عبر الإنترنت. يتضمن الاتصال الكتابي تقارير ومذكرات عن الوسائط الورقية التقليدية أو الوسائط الإلكترونية. تكون القنوات الشفهية أسرع لأن المرسل والمتلقي يمكنهما استخدام الإشارات اللفظية وغير اللفظية لنقل الرسائل وتقديم الردود على الفور تقريبًا. هذا هو السبب في أن التنفيذيين يسافرون في جميع أنحاء العالم لإبرام صفقات تجارية لأن إنشاء اللمسة الشخصية والثقة يمكن أن يكون صعبا باستخدام رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات الافتراضية.
فك
فك التشفير هو وظيفة المتلقي للرسالة. وهو ينطوي على تفسير الرسائل اللفظية وغير اللفظية المرسلة من قبل المرسل. بالنسبة إلى الاتصالات التجارية الناجحة ، يجب أن تتم مزامنة عمليات التشفير وفك التشفير. هذا يتطلب الثقة بين المتلقي والمرسل. غالباً ما تلعب الاختلافات الثقافية دورًا في بناء هذه الثقة ، خاصةً في تفسير الاتصالات غير اللفظية. على سبيل المثال ، يعتبر الإشارة بأصبع أمراً مقبولاً في أمريكا الشمالية ولكنه يعتبر فظاً في أجزاء كثيرة من آسيا.
ردود الفعل
التغذية الراجعة هي الخطوة النهائية في عملية الاتصال التي يستجيب فيها المستلم لرسالة المرسل. يمكن أن تكون هذه الإشارة لفظية - على سبيل المثال ، "نعم ، أعتقد أنها فكرة ممتازة" - أو غير لفظية ، مثل التنهد أو التوقف الطويل للإشارة إلى الخلاف. تسمح الملاحظات للمرسل باتخاذ إجراء تصحيحي عن طريق إعادة إرسال أو إعادة صياغة رسالة يساء فهمها. ومع ذلك ، ينبغي توفير التغذية الراجعة بسرعة لأن التأخير يمكن أن يقتل أفكار الأعمال ويؤدي إلى فقدان فرص العمل.
