كتابة التقارير بمهارة أساسية على جميع مستويات الأعمال. تعد كتابة التقارير الواضحة والموجزة مهارة أساسية للاتصال الفعال بالأعمال. يمكن أن يؤدي التقرير الفعال المكتوب بشكل جيد إلى زيادة المبيعات وإنشاء فرق أكثر تماسكًا وأفضل أداءً وتبسيط العمليات وتحسين العمليات المالية. يمكن للتقارير أن تنبه الإدارة إلى الفرص المتاحة لنمو الأعمال ، وتحديد المجالات التي يمكن فيها تحقيق كفاءة أكبر ووضع إجراءات تجارية متماسكة. ولأنه ضروري للغاية لعمل معظم الشركات ، فإن كتابة التقارير تعتبر واحدة من أهم أشكال الاتصالات التجارية.
الاعتبارات
كتابة التقارير ، لأنه جزء مهم من الاتصالات التجارية ، يجب أن تكون مخططة جيدا. وتشمل الاعتبارات المهمة معرفة الجمهور الذي يتم كتابة التقرير بشأنه ، وأسباب كتابة التقرير ، والغاية النهائية التي يقصد بها التقرير ، ويحتاج الموظفون المعينون إلى المساهمة بالمعلومات الضرورية لإكمال التقرير. من الضروري تحديد عدد موارد الأعمال التي ستدخل في كتابة التقرير ومقارنة قيمة هذه الموارد مع صافي العائد المتوقع من إنشاء التقرير. إذا كانت هناك حاجة إلى الكثير من الموارد القيمة لكتابة تقرير ، ولكن التقرير لن ينتج سوى فائدة صغيرة ، فهو ليس مشروعًا فعالاً. قد يكون هناك حاجة إلى شكل أقل استهلاكا للوقت من الاتصالات التجارية ، مثل مذكرة ، ما هو مطلوب.
تخطيط
بمجرد فحص جميع الاعتبارات وتوثيقها ، يقوم كاتب التقرير - أو رئيس المشروع إذا قام العديد من الكتاب بإنشاء التقرير - بوضع خطة. التخطيط أمر ضروري للاتصال الفعال بالأعمال التجارية ، وليس في أي مكان أكثر من كتابة التقارير. تتضمن الخطة الشاملة لكتابة التقرير الجدول الزمني لإنشاء التقرير ، والمواد المطلوبة ، وقائمة بجميع المساهمين ، وكافة مستلزمات ومواد الضمانات الضرورية ، مثل الأعمال الفنية.
إنتاج
الإنتاج هو الخطوة الرئيسية في جميع مشاريع الاتصالات التجارية. في كتابة التقارير ، يمكن أن يستغرق الإنتاج يومًا أو حتى عدة أشهر ، حسب نطاق المشروع. من المهم استشارة الخطة بشكل دوري خلال مشاريع كتابة التقارير الطويلة لضمان أن المشروع على المسار الصحيح لإنجازه في الوقت المناسب.
إعادة النظر
يتم مراجعة التقرير عادة من قبل الكاتب على الأقل قبل تسليمه إلى المستلمين النهائيين. هناك حاجة إلى قواعد جيدة وأسلوب جيد لجميع الاتصالات التجارية ، لذلك يجب أن تشمل المراجعة - كحد أدنى - مراجعة الإملاء وعلامات الترقيم. إذا سمح الوقت ، ينبغي إجراء مراجعة أكثر شمولاً للمحتوى. إذا كان ذلك ممكنا ، يجب أن يكون المدقق اللغوي هو الشخص الذي يرى المواد من جديد ؛ "العيون الجديدة" عرضة للكشف عن الأخطاء المطبعية أو المشكلات النحوية التي قد لا يصطادها شخص شارك عن كثب في إنشاء التقرير.
توصيل
يمكن أن يأخذ تسليم التقرير عدة أشكال: يمكن تقديم التقرير على هيئة عرض شرائح ومناقشة ، وطبعه وإرساله بالبريد الإلكتروني بشكل كامل إلى المستلمين أو تقسيمه إلى عدة أقسام وتقديمه على مدار عدة أسابيع إلى مستلمين مختلفين. قد يتم تقديم نسخة أقصر من تقرير طويل ، في حين يتم توفير النسخة الكاملة في الطباعة. تملي طرق التسليم طول التقرير ، وتوافر الكاتب لتقديم النتائج ، والمواقع الجغرافية للمستلمين.
