في المعاملات التجارية ، قد تكون هناك أوقات تظهر فيها مشكلة لا يمكن حلها بسهولة عن طريق المكالمات الهاتفية. يمكن أن تنشأ المشاكل من جودة البضائع المستلمة أو تأخر التسليم أو سوء الخدمة أو تأخر الدفع أو عدم إكمال مهمة في الإطار الزمني المطلوب. تحتاج إلى وضع مخاوفك في الكتابة.
راجع أمر الشراء والاتفاقية المتعلقة بالبنود محل السؤال حول السلع أو الخدمات غير راضين عنها. إذا كنت قد أجريت مكالمات هاتفية بالفعل ، فأرسل خطابًا يوضح مشاكلك وما قاله البائع رداً على ذلك.
اكتب رسالة إلى البائع توضح فيها مخاوفك. احتفظ بنسخ من جميع الرسائل التي ترسلها إلى البائع. بعد كل جهة اتصال ، أرسل إلى البائع رسالة تأكيد إلكترونية توضح المشكلات التي تم تناولها بصورة مرضية وأي مشكلات معلقة. هذا يمكن أن يكون ملاحظة قصيرة ولكن يبقيه محترما ومحترفا.
إذا لم تكن قد تلقيت الرضا الكامل ، فأنت بحاجة إلى تقنين شكاويك في خطاب عدم الرضا أكثر رسمية إلى البائع. البنود الهامة التي يجب تضمينها في الرسالة هي: شروط الاتفاقية ، تواريخ التسليم أو الأداء ، المشكلات التي تمت مواجهتها ، ونسخ رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها فيما يتعلق بالمشكلات.
في حين أن الدعوى القضائية من الممكن دائما حل مشكلة مع البائع ، يجب أن يكون هذا هو الملاذ الأخير. الدعاوى القضائية مكلفة وتستغرق وقتا طويلا. إذا كانت الدعوى ضرورية للغاية ، فإن خطابات شكوى البائع ستكون رصيدا كبيرا لقضيتك.
نصائح
-
احتفظ بالنغمة المهنية ولا تستخدم السخرية أو التهديد. الهدف هو حل المشاكل لا تفاقمها.
