سواء أكنت مرتبطًا بمدرسة أو مؤسسة أو مؤسسة ، قد يتم الاتصال بك من قِبل البائعين الذين يطلبون منك استخدام خدمات أو منتجات البائع. إذا لم تكن مهتمًا بما يتعين عليه بيعه ، يمكنك الحصول على عرض أفضل من بائع آخر يبيع منتجًا أو خدمة مماثلة ، أو إذا لم تكن مهتمًا في الوقت الحالي ، ولكنك ترغب في إعادة النظر في عرضه في المستقبل ، يجب اتباع بعض الخطوات الأساسية عند الاتصال ببائع أنك لست مهتمًا بعرضه.
تنسيق رسالتك
نسق رسالتك في نمط الرسالة الرسمية للعمل. هذا يعني أنه سيتم محاذاة كل الكتابة إلى اليسار ، ذات المسافة المفردة ، مع سطر فارغ كامل بين كل عنصر وفقرة. يفضل استخدام ورق الشركة الخاص بك.
تضمين عنوان المرسل. سيكون السطر الأول من رسالتك هو عنوان الشارع الخاص بك. سيحتوي السطر الثاني على المدينة والولاية والرمز البريدي. إذا كنت تستخدم ترويسة شركتك مع عنوان المرسل المحدد ، يمكن تخطي هذه الخطوة.
حدد تاريخ كتابة الرسالة بعد عنوان المرتجعات. للبقاء صادقين في صيغة خطاب الأعمال المهنية ، يجب عليك كتابة التاريخ بحيث يكون اليوم هو الأول ، ثم الشهر وأخيرًا. لا توجد فواصل ضرورية في تنسيق التاريخ. اترك سطرًا فارغًا كاملًا بعد تاريخ اليوم.
حدد من أنت ترسل رسالتك إلى. يتكون هذا القسم من خمسة أسطر. يحتوي السطر الأول على الاسم الكامل للمستلم ؛ يحدد السطر الثاني عنوانه (مثل المدير) ؛ يحدد الخط الثالث الشركة التي يعمل بها الفرد ؛ يحتوي السطر الرابع على عنوان الشارع. ويحتوي السطر الخامس والأخير على المدينة والولاية والرمز البريدي.
افتح وأغلق رسالتك بشكل صحيح. تبدأ الترحيب الأكثر قبولًا بـ "الأعزاء" ، ثم اسم المستلم بتنسيق رسمي (السيد جون سميث ، السيدة سالي ووكر) متبوعًا بنقطتين. الإغلاق الأكثر قبولا هو "بإخلاص" متبوعًا بفاصلة وثلاثة سطور فارغة ستكتب بها توقيعك. اتبع توقيعك مع اسمك المكتوب ، وموقعك وشركتك.
تأليف رسالتك
اشرح أنك قرأت اقتراحك ، ولكن اختر أن تمرر في هذا الوقت.
أعط تفسيراً عن سبب عدم اهتمامك ، سواء كان ذلك التوقيت أو الحاجة الحالية أو التكلفة. إذا كان البائع يعرف سبب عدم اهتمامك في هذا الوقت ، فقد يتمكن من تقديم اقتراح ثانٍ يناسب احتياجاتك بشكل أفضل.
أشكر البائع لصياغة اقتراح. اذكر متى ترغب في الاستماع إليه مرة أخرى ، إذا كنت مهتمًا بذلك.
تحذير
لا تضع أي التزامات في رسالتك ، حيث يمكن اعتبارها ملزمة قانونًا.
