ليس كل موظف يرقى إلى مستوى التوقعات. عندما يحدث هذا ، يجب أن تكتب خطابًا تأديبيًا أو تنهي رسميًا الشخص كتابةً. قد ينخفض بعض الموظفين إلى حد بعيد عن توقعاتك بأنك غاضب ، لكنك لا تزال بحاجة لكتابة خطاب تأديبي بنبرة مهنية لأن الخطاب هو سجل شركة وأن أسلوبك ينعكس على الشركة. لا تضاعف من افتقار الموظف إلى الاحترافية بالعمل بطريقة غير مهنية بنفسك.
اكتب التاريخ. تخطي سطر ، واكتب اسم الموظف وعنوان منزلها في أسطر منفصلة. تخطي سطر إضافي واكتب "عزيزي السيد / السيدة. (اسم العائلة)" متبوعًا بنقطتين. حتى لو كنت على أساس الاسم الأول مع الموظف ، يجب عليك بذل جهد إضافي لتكون محترفًا في وضع يتطلب فيه الموظف الانضباط. يساعد استخدام الاسم الأخير أيضًا في إنشاء المسافة ، وهو أمر مفيد عندما تكون الأخبار سلبية.
ابدأ الرسالة بشرح للموظف أن أدائه في العمل لم يرق إلى مستوى التوقعات ، ومن ثم تفاصيل المشاكل مع أدائه بطريقة احترافية وغير عاطفية. إن أمكن ، قم بسرد تواريخ وأوقات الحوادث الكبرى مثل التأخر أو الحوادث. ارجع إلى أي قواعد محددة انتهكها الموظف.
اشرح ماذا سيحدث بعد ذلك. إذا كنت تقوم بتأديب الموظف ، فشرح له أن هذا هو التحذير الأول وأن الجرائم اللاحقة تستحق المزيد من التحذيرات بعواقب أكثر شدة ، مثل التعليق أو إطلاق النار. في حالة إنهاء الموظف ، قدم تاريخ سريان الإنهاء وأي معلومات أخرى ستحتاجها ، مثل عندما تتوقع منها إخلاء مكتبها.
تقديم معلومات الاتصال في حال كان لديه أي أسئلة ، وتحديد عملية الاستئناف إذا كان لديك واحد. أشكر الموظف على تعاونه ، وإذا كان مناسبًا ، أخبره أنك تتمنى له الخير في المستقبل.
أغلق الرسالة بكتابة "مع خالص التقدير" ، وتخطي ثلاثة مساحات سطر. اكتب اسمك. قم بطباعة الرسالة على ورق الشركة ورقم اسمك فوق اسمك المكتوب.
