في الثمانينيات والتسعينيات ، كانت الشركات المتوسطة والكبيرة هي وحدها القادرة على تحمل تكاليف نظم معلومات الموارد البشرية (HRIS). تتطلب هذه البرامج حواسيب كبيرة كبيرة ومبرمجين ذوي مهارات عالية لتشغيلها وصيانتها. واليوم ، لا تستطيع أي شركة تقريبًا تحمل تكاليف نظام معلومات الموارد البشرية بل تحتاج إلى ذلك. حتى أن الشركة التي لديها أقل من 10 موظفين يمكنها شراء برنامج أساسي لنظام معلومات الموارد البشرية يمكن تثبيته على حاسوب مكتبي لأتمتة عمليات الموارد البشرية الأساسية.
ما هو نظام معلومات الموارد البشرية؟
أساسا ، هو نظام معلومات الموارد البشرية قاعدة بيانات أو مجموعة من قواعد البيانات التي تشارك المعلومات. على سبيل المثال ، تلتقط قاعدة بيانات توظيف الموظف جميع المعلومات المتعلقة بالتطبيقات الوظيفية. عندما تستأجر مؤسسة تجارية موظفًا جديدًا ، يتم مشاركة المعلومات الديموغرافية الأساسية للشخص مع وحدات HRIS الأخرى بحيث لا يضطر موظفو الموارد البشرية إلى إعادة إدخال البيانات.
أتمتة وتبسيط العمليات
يحتوي نظام معلومات الموارد البشرية على ثلاثة مكونات أساسية - معلومات الموظف والمرتبات والمزايا. تمثل هذه الوظائف الأساسية لإدارة الموارد البشرية في المؤسسة. يساعد نظام معلومات الموارد البشرية على أتمتة وتسهيل هذه العمليات ، التي تحرر موظفي الموارد البشرية للقيام بأعمال المشروع ومعالجة المشاكل. على سبيل المثال ، يستخدم الموظفون رقمًا للتعريف أو "التمرير" لبطاقة هوية الموظف لتسجيل الوصول في كل صباح على مدار الساعة الإلكترونية التي تنقل البيانات تلقائيًا إلى نظام معلومات الموارد البشرية. هذا يلغي الحاجة إلى موظفي الرواتب لإدخال ساعات العمل الموظف يدويا من بطاقات الورق في نظام الرواتب.
تعد عملية تقديم طلبات التوظيف مثالًا جيدًا آخر على كيف يمكن لنظام HRIS خفض التكاليف. في العديد من الشركات ، يتقدم المرشحون للحصول على وظائف عبر الإنترنت. وهذا يعني أن موظفي الموارد البشرية لم يعودوا بحاجة إلى معالجة الفرز المادي والفرز وإرساله إلى الإدارات المناسبة.
تقديم التقارير ودعم القرار
ولأن عمليات الموارد البشرية الأساسية تتم آلياً ويتم تخزين جميع المعلومات الضرورية في قواعد بيانات متصلة ، فإن نظام معلومات الموارد البشرية يبسّط أنشطة دعم اتخاذ القرار المتعلقة بالإبلاغ والإدارة. تتضمن معظم الأنظمة مجموعة متنوعة من تقارير الموارد البشرية القياسية التي يمكن استخدامها لإدارة الأعمال والتخطيط للمستقبل ، مثل التعويضات حسب فترة الدفع والسنة حتى تاريخه ، والتسجيل في المزايا ، ووقت الموظف وحضوره. تسمح العديد من أنظمة الموارد البشرية للمستخدمين بتطوير تقارير مخصصة من أجل تحليل قضايا محددة أو تحديد الاتجاهات لمساعدة الإدارة في التخطيط الاستراتيجي.
دعم الامتثال القانوني
تقوم هذه الأنظمة بتوليد التقارير والوثائق المطلوبة من قبل الوكالات الحكومية والفدرالية ، مثل بيان W-2 للأجور والضرائب ، ولجنة تكافؤ فرص العمل EEO-1 ، تقرير تفصيلي عن صاحب العمل والتقرير الموجز ، وتقرير إدارة المرض والإصابة في وزارة العمل (OSHA 301). أبلغ عن).
يمكن لنظام معلومات الموارد البشرية أن يساعد الشركات التي لديها اتفاقات عمل متفاوض عليها من خلال دمج متطلبات الاتفاقية في العمليات اليومية ، مثل تتبع الأقدمية لغرض الترقيات ، وتسريح العمال وزيادة الأجور. كما تساعد تقنية المعلومات إدارة الموارد البشرية على مراقبة تظلمات الموظفين والأداء.
وصلات نظام معلومات الموارد البشرية
واعتمادًا على تطور النظام ، سيسمح برنامج نظام معلومات الموارد البشرية بمشاركة البيانات والتكامل مع أنظمة الأعمال الأساسية الأخرى ، مثل إدارة التمويل وسلسلة التوريد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لبعض الأنظمة توفير روابط الشبكة إلى شركات التأمين الصحي ومديري صناديق التقاعد الخاصة بهم. هذا يسمح لصاحب العمل وشركة التأمين أو مديري الصناديق لتبادل المعلومات الموظف بسرعة وسهولة.
يربط نظام HRIS أيضًا قسم الموارد البشرية بالشركة مع مديريها وموظفيها. باستخدام شبكة إنترانت - شبكة كمبيوتر خاصة آمنة تملكها وتشغلها شركة - يمكن للموظفين الدخول لساعات عملهم ، والتسجيل في برامج المزايا أو دورات التعليم المستمر وتلقي الاتصالات من إدارة الموارد البشرية.
