سواء كنت تقوم بإنشاء مركز اتصال أو مكتب تأمين أو أي نوع آخر من الأعمال ، فمن المحتمل أن يكون قسم مكتبك الأمامي هو أول انطباع لدى العملاء والعملاء عن شركتك. تدعم إدارات المكتب الأمامي عادة قسم المبيعات والإدارات الأخرى في الشركة. يمكن أن يتراوح حجم القسم من شخصين إلى فريق كامل من الأشخاص. يمكن لإدارة المكاتب الأمامية التي تعمل بسلاسة أن تساعد بقية الشركات على العمل بفعالية.
قائمة الواجبات التي يتعين إنجازها من قبل قسم المكاتب الأمامية. كسر هذه القائمة إلى واجبات يومية وأسبوعية وشهرية. قم بتضمين أي مساعدة تتوقع أن توفرها هذه الإدارة للإدارات الأخرى.
تجميع المهام المتشابهة معًا في قائمة أخرى. يساعدك هذا على تحديد عدد المواقف التي يجب أن تكون موجودة لكل مجموعة من الواجبات. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الرد على الهواتف وفتح البريد وتحية العملاء أو العملاء مجموعة واحدة ، والتي عادة ما تكون موضع استقبال. وسيكون إدخال الفواتير ودفع هذه الفواتير مجموعة أخرى من الواجبات ، التي ستكون موضع حسابات مستحقة الدفع.
اكتب نوع الأشخاص الذين ترغب في تمثيل الشركة في قسم المكتب الأمامي. على سبيل المثال ، هل تريد شخصيات شبابية وشخصية أو شخصية محترفة؟ هل تريد أشخاصًا لديهم قدر معين من الخبرة أو التعليم؟ من خلال الخروج بهذه المعلومات ، سيكون لديك فكرة أفضل عن ما تبحث عنه عند كتابة إعلاناتك الافتتاحية الوظيفية ومقابلة الموظفين المحتملين.
