توصي أفضل ممارسات إدارة العقود بالتدقيق المنتظم لمراجعات الامتثال للعقود. ومع ذلك ، وخلافاً لعمليات تدقيق الكشوف المالية ، والتي تتم عادةً سنوياً ، فإن مراجعات العقود تحدث بشكل متكرر. على سبيل المثال ، غالبًا ما يتضمن جدول التدقيق لعقود الهندسة والبناء عمليات تدقيق شهرية للدفع ، بالإضافة إلى تدقيقات ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية للمشروعات الأطول. إن فهم إجراءات تدقيق الامتثال بشكل كامل يزيد من فرصة ارتكاب الأخطاء التي قد تؤدي إلى إنفاق مبالغ فيه وتجاوزات في التكاليف.
وضع أهداف تدقيق
عندما تحدث المراجعة في العقد ، ستحدد دورة الحياة أهداف المراجعة. عادة ما يركز التدقيق الرقابي - الذي يحدث في وقت مبكر من دورة حياة العقد - على تقييم عمليات المقاول والضوابط الداخلية. والهدف هو تحسين الاتصالات وتحديد وتبسيط العمليات المعرضة لخطر الإنفاق الزائد. تدقيق الاسترداد - الذي يتم إجراؤه شهريًا أو قبل استحقاق الدفع النهائي للعقد - يبحث عن اختلافات في الفوترة ، مثل رسوم غير صالحة ومبالغ فيها وتكرارها. الهدف هو منع أخطاء الفوترة واسترداد المدفوعات الزائدة.
قم بتجميع فريق التدقيق
عند اتخاذ قرار بشأن حجم وتكوين فريق التدقيق ، انظر إلى حجم وتعقيد العقد. كحد أدنى ، يجب أن تتضمن فرق تدقيق مراقبة واسترداد البيانات مدير العقود ، وممثل عن إدارة المحاسبة وطرف ثالث محايد. ومع ذلك ، قد تتطلب العقود الكبيرة أو المعقدة أعضاء إضافيين من فريق العمل على دراية بإجراءات إدارة العقود وتدقيقها. إذا كشف التدقيق عن أنشطة احتيالية ، فقد يكون من الضروري جلب محقق جنائي ذي خبرة أو محقق احتيال.
إجراءات الرقابة على الرقابة
يتطرق تدقيق الرقابة بشكل أساسي إلى إجراءات الفوترة والدفع والضوابط الوقائية. تتضمن الإجراءات مراجعة مكثفة للعقد وكلاً من المتعاقدين وحسابات الدفع والفواتير وإجراءات إدخال البيانات. تبحث المراجعة عن ضوابط داخلية كافية مثل فصل الواجبات ، ونظام التفويض وأمن المعلومات. قد تتضمن الاختبارات إنشاء ومعالجة ودفع فاتورة نموذجية ، وغالبًا ما تقدم أخطاء مقصودة لمعرفة ما إذا كانت عناصر التحكم الموجودة فعالة.
إجراءات مراجعة الاسترداد
تسوّق عمليات مراجعة الشفاء الشهرية آخر تقرير عن تكاليف العمل للمقاول إلى المبالغ التي تم تحرير فواتيرها خلال الفترة الحالية. يبدأ مراجعو الحسابات بمراجعة تقرير تكلفة العمل ومقارنته بفواتير العقود وشروط الدفع. واستنادا إلى وجود أي أعلام حمراء ، قد يقوم المدققون باختيار واختبار عدد قليل أو عدة معاملات نموذجية لأنواع مختلفة من التكاليف مثل العمالة والمواد والتكاليف الإدارية والتكاليف العامة. تتكون اختبارات المعاملات عادة من عمليات إعادة الحساب وبناء مسارات التدقيق. وفقًا لشركة KPMG ، وهي شركة خدمات مراجعة الحسابات والضرائب والخدمات الاستشارية ، فإن المدققين يبحثون عن التناقضات مثل ساعات العمل الإضافية الهامة ، وعمليات إعادة تصنيف التكاليف ، واستحقاقات التكلفة ، أو توصيف التكاليف غير المعتاد أو المفقود ، ومبالغ كبيرة أو غير عادية بالدولار ، والتكاليف المتكبدة قبل بدء التعاقد ومصروفات المكتب المنزلي التكاليف.
قم بإنشاء تقرير متابعة
بعد التدقيق ، يقوم الفريق بإعداد وتقديم تقرير نهائي إلى صاحب العمل والمتعهد ، عادة في اجتماع وجهاً لوجه. على الرغم من أن النتائج تحدد مقدار المعلومات التي يحتوي عليها التقرير ، فإن التركيز على تحديد وتوضيح وتقديم التوصيات لتصحيح التناقضات أو الإجراءات غير الفعالة. كما يذكر المراجعون الأهداف ، بالإضافة إلى شرح إجراءات المراجعة ومراجعة الحسابات.
