نظم الايداع للمكتب

إن كيفية اختيار تنظيم ملفات المكتب الخاصة بك لها تأثير هام على الكفاءة والإنتاجية. يجب أن يعتمد نظام الملفات على كيفية استخدام الملفات في المكتب ، وما هي ميزات الملف التي تتم الإشارة إليها في أغلب الأحيان وكيف يتم طلب الملفات شفهيًا. ستساعدك الإجابة عن هذه الأسئلة على تحديد أفضل نظام لتنظيم ملفاتك.

العناصر التي ستحتاجها

• خزانة الملفات

• ملف المجلدات

• تسميات الملف

حدد ما إذا كنت ستقوم بتنظيم الملفات أبجديًا حسب الموضوع أم رقمياً باستخدام نظام ترقيم محدد مسبقًا أو بترتيب زمني حسب تاريخ الإنشاء أو تاريخ الاستحقاق. إنشاء ملفات مؤقتة ودائمة. الملفات المؤقتة هي حاليًا ملفات نشطة لها تاريخ انتهاء معين يتم تعيين الملف فيه في الوقت الذي يمكن تدميره أو وضعه مع الملفات المؤرشفة. تتضمن أمثلة الملفات المؤقتة المشاريع الحالية ، عناصر العمل والمواد التي يجب قراءتها. الملفات الدائمة هي تلك الملفات التي لا يتم الوصول إليها في كثير من الأحيان ولكنها تحتاج إلى الاحتفاظ بها في الأرشيف للرجوع إليها في المستقبل.

اكتب عناوين التعريفات الخاصة بك وتعريفاتها في وثيقة يمكن الرجوع إليها. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم نظام إيداع رقمي ، قم بتدوين الموضوع الذي يطابقه كل رقم وقائمة بأسماء المستندات التي سيتم تضمينها في هذا الموضوع. هذا يساعد على الحفاظ على التناسق عند تقديم المستندات.

إنشاء أكوام للمستندات المؤقتة والمستندات الدائمة والقمامة. فرز الوثائق قبل تضمينها في نظام الملفات. لا تكتب ما لا يلزم حفظه.

اختر موقع تخزين الملفات. قد تقرر أن الملفات النشطة المؤقتة تحتاج إلى رفعها في درج مكتبك حيث يمكن الوصول إليها بسهولة. يجب أن تكون الملفات المشتركة بين الموظفين في موقع مركزي في المكتب. إذا كنت تعمل مع الملفات التي تحتاج إلى الحماية ، مثل الملفات التي تحتوي على معلومات شخصية للعملاء ، استخدم خزانة الملفات المقفلة وحدد من سيكون في المكتب متاحًا.

قم بإنشاء ملفاتك. تسمية الملفات مع نظام أبجدي أو رقمي أو كرونولوجي. تذكر أنه بينما تريد أن تكون محددًا بعناوين التصنيفات الخاصة بك ، فإنك تريد أيضًا أن تكون العناوين واسعة بما يكفي لتشمل عدة أنواع من المستندات. على سبيل المثال ، بدلاً من وضع علامة على ملف باسم اجتماع محدد ، أنشئ ملفًا للاجتماعات التي تم حضورها في عام واحفظ جميع المستندات ذات الصلة فيه. هذا يبقيك من إنشاء العديد من الملفات التي سيتم تخزين مستند واحد أو اثنين فقط.

نصائح

• تذكر بسيط دائما أفضل. حاول تجنب أنظمة الإيداع المعقدة التي سيكون من الصعب عليك وعلى الموظفين تذكرها. استخدم ملف tickler للمهام المحددة للتاريخ مثل دفع الفواتير أو تحرير الفواتير. تنظيم ملف tickler الخاص بك حسب الشهر أو اليوم اعتمادًا على المهام وتطهير الملف أثناء إكمال المهام إما عن طريق التخلص من المستندات أو نقلها إلى ملف دائم.