تتطلب مشاريع البناء تقديم ملفات خاصة لأن وثائق كل مشروع تصبح جزءًا من السجل العام. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتم ترحيل ملفات المشاريع في بعض الأحيان إلى اجتماعات خارجية ويجب أن يتم إيواءها بحيث لا يتم فقدانها. غالبًا ما تعمل شركات الإنشاءات مع نظام الموثق ، بالإضافة إلى نظام إيداع الدرج حيث يتم الاحتفاظ بالمخططات. قد يتطلب مشروع واحد سلسلة من المجلدات التي يمكن تصنيفها وفقًا للغرض منها ، مثل "محاسبة" أو "قانونية".
العناصر التي ستحتاجها
-
3-inch الموثق ثلاثة عصابات
-
ثقب ثلاثي
-
فواصل علامات التبويب للفهرس للمجلدات ذات الثلاث حلقات
-
مخطط ملف خزانة
-
شرائط دباسة
ابدأ نظام الملفات بمجرد إنشاء المستند الأول للمشروع. تتضمن المستندات الأولية نشرة أو تقييم موقع. افتح الموثق. اضغط مرة واحدة في وقت واحد على علامات معدنية اثنين في نهايات الطرف المعدني في منتصف الموثق. يجب أن تفتح الحلقات مع بعض المقاومة. قم بتعيين الهامش الأيسر للمستند في فم ثقب الثقب تماماً كما لو كنت ستقرأه. اضغط لأسفل على الذراع مع كعب يدك. يجب أن تحتوي الوثيقة على ثلاثة ثقوب متباعدة بشكل متساوٍ في سطر مستقيم أسفل الهامش الأيسر.
إنشاء بطاقات عن فواصل علامات التبويب فهرس. ستفصل فواصل علامات التبويب الفهرس كل نوع من أنواع المستندات. عادةً ما تأتي ملصقات ملصقات علامات التبويب مع مجموعات مُجمَّعة من علامات تبويب الفهرس. بخلاف ذلك ، تحتوي معظم تصنيفات Avery على نموذج مطابق تم تحميله مسبقًا في Microsoft Word لتسهيل طباعة الملصقات. افتح Word إلى مستند فارغ. انقر فوق "أدوات" على شريط الأدوات العلوي. انقر فوق "رسائل ومراسلات" ، ثم "مغلفات وبطاقات عنونة". انقر فوق علامة التبويب "تسميات". انقر فوق رمز التسمية في الزاوية اليمنى السفلى من مربع الحوار. حدد رقم قالب Avery (الموجود في الجزء السفلي أو العلوي من ورقة التسمية) من القائمة المنسدلة. انقر فوق موافق." أشر إلى أنك ترغب في طباعة صفحة من التسميات عن طريق تحديد الاتصال الشعاعي المناسب. انقر فوق "مستند جديد".
أدخل أسماء التصنيفات في كل قسم تصنيف في القالب. يجب تسمية تسمية للإشارة إلى المستندات الموجودة في كل قسم. تشمل تصنيفات الإنشاء الشائعة "اكتساب الموقع" و "التخطيط" و "عروض التسعير المسبق للمؤهلات" و "عروض الأسعار" و "الإنشاء" و "الفحص" و "العقود" و "الضمان" و "المحاسبة" و "القانونية". ضع ورقة التسمية في الطابعة قبل الطباعة. أزل الملصقات واحدة تلو الأخرى وأرفقها في قسم علامة التبويب في مقسم الفهرس. الفواصل قد تكون مثقبة بالفعل.
ضع المستندات في الموثق تحت علامة التبويب ذات الصلة. على سبيل المثال ، سوف تقع التقييمات ، والمسوحات ، واختبارات التربة ، والموافقات على الموقع ، ووثائق النطاق البارزة ، ومعلومات الضمان ، ضمن علامة التبويب "اكتساب الموقع". أثناء تعبئة الموثق ، أضف مجلدات إضافية وقم بنقل الأقسام وفقًا للحاجة. المحاسبة والقانونية سوف تتطلب المجلدات الخاصة بهم مع تقدم المشروع.
ملف مخططات في خزانة ملف مخطط درج. تشتمل أنظمة الملفات الورقية البديلة على خزانة لحفظ الملفات القابلة للتكديس أو حامل دائري مع حاملات محورية. خزانة الملفات المسطحة هي الأكثر كفاءة. تدبيس عدة مخططات مع استخدام شرائط أساسية ، والتي تحمي سلامة المخطط من الدبابيس.
