كبرنامج قاعدة بيانات ، يحتوي Microsoft Access على عدد من التطبيقات في عالم الأعمال. يمكن للمديرين استخدام Access لإنشاء قاعدة بيانات للموظفين ، مما يسمح لهم بمراجعة معلومات الرواتب والبيانات الديموغرافية وأرقام الميزانية في لمحة. غالبًا ما يستخدم خبراء المحاسبة قواعد بيانات Access أيضًا لتتبع الفواتير ومراجعة الحسابات المستحقة القبض وتتبع أموال الشركة. بمجرد إدخال المعلومات الأساسية في جداول Access ، يمكن للمحاسبين إنشاء استعلامات ونماذج مخصصة تجعل من السهل العثور على المعلومات المطلوبة.
اكتب قائمة الحقول التي تريد تضمينها في قاعدة بيانات المحاسبة الخاصة بك. اعتمادًا على احتياجاتك ، يمكن أن تتضمن هذه الحقول المبلغ المستحق واسم العميل وتاريخ الاستحقاق والمصطلحات وحقل الملاحظات لإدخال نص حر.
افتح Microsoft Access وانتقل إلى قسم الجداول. اختر الخيار لإنشاء جدول جديد في طريقة عرض التصميم. يؤدي ذلك إلى فتح شبكة تسمح لك بإدخال اسم لكل حقل ، بالإضافة إلى وصف محتوى هذا الحقل.
انقر على مربع القائمة المنسدلة بجوار "نوع البيانات" لكل حقل في قاعدة البيانات. يمكنك تنسيق حقولك كعملة وعلامة رقمية ونص حسب الحاجة. يمكنك أيضًا استخدام حقول التاريخ والوقت لأشياء مثل تواريخ الاستحقاق.
قم بمراجعة قائمة الحقول في قاعدة البيانات الخاصة بك وقم بإضافة أي حقول أخرى تعتقد أنك ستحتاج إليها. من الأسهل إنشاء كافة الحقول التي تحتاج إليها من البداية بدلاً من العودة وإضافة حقول إلى قاعدة بيانات تحتوي بالفعل على مئات أو آلاف السجلات.
انقر فوق الزر "حفظ" لحفظ الجدول الخاص بك. اكتب اسمًا للجدول وانقر فوق "موافق".
انتقل إلى قسم النماذج في نافذة الوصول واختر خيار معالج النماذج. استخدم معالج النموذج لإنشاء نموذج إدخال بيانات بسيط يستند إلى الحقول الموجودة في الجدول. يمكنك بعد ذلك استخدام نموذج إدخال البيانات هذا لإضافة معلومات إلى الجدول. عند الكتابة في نموذج إدخال البيانات ، يتم نقل المعلومات تلقائيًا إلى جدول Access الأساسي.
الانتقال إلى قسم الاستعلامات والبدء في بناء الاستعلامات التي ستجعل قاعدة بيانات المحاسبة أكثر فائدة. استخدم معالج الاستعلام لإنشاء الاستعلام الأولي ثم احفظه ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن على الاستعلام واختر "Design View" لإجراء أي تغييرات أو تعيين معايير. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء استعلام تاريخ مستحق وأدخل "بين أدخل تاريخ البدء و أدخل تاريخ الانتهاء." هذا يطالب المستخدم بإدخال تواريخ البدء والانتهاء عند تشغيل الاستعلام. يمكن أن يكون هذا النوع من الاستعلام مفيدًا جدًا لمراجعة الفواتير المستحقة المتأخرة وتتبع الحسابات المستحقة القبض.
