يجب أن يكون لكل نشاط تجاري طريقة لتسجيل وتنظيم وتحليل البيانات المالية الناتجة عن معاملات الأعمال اليومية. في العديد من الحالات ، يجب على الشركات والمؤسسات الالتزام بمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا والتي تتطلب نظامًا خاصًا من مسك الدفاتر والمحاسبة. غير أن الشركات الصغيرة تحتاج أيضًا إلى العناصر الأساسية لمسك الدفاتر للتحضير للضرائب وتتبع الأرباح. يمكن إعداد أنظمة مسك الدفاتر يدويًا - باستخدام الكتب الفعلية - أو باستخدام برامج محاسبة لتقوم بتنظيم المعلومات والحفاظ عليها.
مجلات
في نظام مسك الدفاتر ، تعد المجلات هي المكان الأول الذي يمكنك البحث فيه للعثور على معلومات كاملة حول إحدى المعاملات. تسجل المجلة العامة ، التي تستخدمها العديد من الشركات التي تستخدم نظام محاسبة مزدوج القيد ، مبالغ الخصم والائتمان لكل حساب عند حدوث المعاملات. قد يسرد أيضًا وصفًا قصيرًا للمعاملات. قد يكون لدى بعض الشركات مجلات متخصصة ، كل منها لتسجيل نوع معين من المعاملات. على سبيل المثال ، قد يكون لديك على حد سواء مجلة المدفوعات النقدية والمقبوضات النقدية ، والتي تسجل الشيكات المودعة والمكتوبة والنقدية التي تنفق وترسب.وتشمل الدوريات الأخرى دفتر يومية الرواتب ، والمدفوعات المستحقة الدفع ، والمجلات المستحقة القبض.
دفاتر
دفاتر دفاتر دفاتر الحسابات مجموعة وفقا للحساب وتأثيرها على الأعمال التجارية. قد تشمل الفئات في دفتر الأستاذ الأصول والخصوم والنفقات والإيرادات. تحتوي كل فئة على أقسام لكل من هذه الأنواع من الحسابات (على سبيل المثال حسابات المصاريف). بشكل دوري ، يتم نشر أو تسجيل المعاملات من المجلات التجارية إلى دفاتر الأستاذ. يحتوي نظام دفتر الأستاذ الأساسي على مجموعة من "T-accounts" يحتوي كل منها على عمودين ، واحد لكل منهما للخصم والائتمانات. ومع ذلك ، يمكن استخدام أنظمة دفتر الأستاذ المؤلفة من ثلاثة أو أربعة أعمدة لتسجيل معلومات أخرى ، مثل الرصيد الجاري للحساب.
أوراق العمل
تعطي أوراق العمل للمحاسب أو محاسب طريقة لتحليل البيانات واختبار دقة دفاتر المحاسبة والمجلات والسجلات الأخرى المستخدمة لإعداد البيانات المالية. واحدة من هذه الأوراق ، هي ميزان المراجعة ، تسرد أرصدة جميع الحسابات في دفتر الأستاذ ، وتقوم بضبط الإدخالات على الحسابات وتغلق أي حسابات مؤقتة. عندما تكون "متوازنة" ، يجب أن تساوي أرصدة المدين الأرصدة ، وإلا فإن دفتر الأستاذ يحتوي على خطأ يجب تصحيحه. وتشمل أوراق العمل الأخرى أوراق عمل التحليل والمصالحة. تحليل أوراق العمل تحليل رصيد حساب معين. تصالح أوراق عمل التوفيق بين الفروق بين اثنين أو أكثر من المبالغ المعروفة ، مثل مبلغ النقد الذي سجلته في حساب دفتر الأستاذ والمبلغ الذي يظهره كشف الحساب البنكي.
القوائم المالية
البيانات المالية تنقل المعلومات الأساسية حول الوضع المالي للشركة لأطراف خارجية. تستخدم معظم أنظمة حفظ الحسابات أربعة بيانات مالية رئيسية. تعطي الميزانية العمومية لمحة عن المركز المالي للشركة في تاريخ معين ، مع إدراج تفاصيل أصولها وخصومها وحقوق المساهمين. الغرض من بيان الدخل هو إظهار صافي أرباح الأعمال لفترة محددة. توضح بيانات التدفقات النقدية الزيادات والنقصان في النقد لفترة ما من حيث صلتها بعمليات الأعمال والاستثمار وأنشطة التمويل الخاصة بالأعمال التجارية. وأخيرًا ، يتغير بيان تفاصيل حقوق المساهمين أو المالك في أرباح الشركة المحتجزة ، مع إدراج بنود مثل صافي الدخل للسنة وأرباح الأسهم المدفوعة للمساهمين.
