لإدارة الأعمال التجارية وحتى بعض الأسر ، من الضروري الاحتفاظ بسجلات جيدة لجميع الأحداث المالية. وهذا يعني الإبلاغ عن أشياء مثل الدخل والنفقات لشركة بأكملها ، أو تقسيم الشركة ، أو الأسرة ، أو أحد أفراد الأسرة. يسمى هذا النوع من حفظ السجلات المالية مسك الدفاتر.
هوية
تستلزم مسك الدفاتر الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وحديثة. وهذا يعني الإبلاغ عن الأموال التي يتم دفعها إلى النشاط التجاري بالإضافة إلى الأموال التي ينفقها النشاط التجاري. في الأسرة ، قد تعني مسك الدفاتر الإبلاغ عن الدخل الذي يأتي على أساس أسبوعي أو شهري بالإضافة إلى النفقات.
وظيفة
يمكن أن تكون مسك الدفاتر بسيطة مثل كتابة الدخل والنفقات في دفتر الأستاذ أو معقدة مثل إدخال المعلومات باستخدام برامج المحاسبة. في المنزل ، قد يتم تعيين أحد أفراد العائلة لرعاية مهام مسك الدفاتر. ومع ذلك ، في الأعمال التجارية ، قد يكون من الأكثر أهمية أن تكون السجلات دقيقة. على هذا النحو ، تستخدم العديد من الشركات برامج مسك الدفاتر المتخصصة في الكمبيوتر التي تجعل الاحتفاظ بسجلات دقيقة أكثر سهولة. هذه البرامج أيضًا تجعل من السهل تحليل السجلات وطباعتها عند الحاجة.
فوائد
يمكن أن تساعد مسك الدفاتر الشركة على إدارة تدفقها النقدي والحصول على لمحة عامة جيدة عن أرباحها وخسائرها. وبفضل هذه المعلومات في متناول اليد ، تستطيع الشركة بسهولة وضع خطط تستند إلى الأداء المالي الحالي والسابق.أيضا ، مسك الدفاتر يسمح للشركة للبقاء على اطلاع على أين يذهب كل المائة التي تأتي إلى الشركة ، مما يقلل من فرص أن شخص ما قد يحتفظ بشكل غير قانوني بعض من المال لنفسه. ومع ذلك ، فإن أحد أهم أسباب مسك الدفاتر هو خدمة الإيرادات الداخلية. تتطلب هذه الوكالة من جميع الشركات ، حتى الشركات الصغيرة والمنزلية ، الاحتفاظ بسجلات دقيقة. وللهيئات الضريبية الحكومية والمحلية هذه المتطلبات كذلك ، وهناك عقوبات مالية صارمة على تلك التي لا تمتثل.
الاعتبارات
غالباً ما يتم تشغيل السجلات التي تم إنشاؤها بواسطة مسك الدفاتر في وقت الضريبة. تستطيع الشركة استخدام سجلاتها الدقيقة لتحديد مقدار الضرائب التي يجب عليها دفعها لمختلف وكالات الضرائب. إذا اكتشفت إحدى الوكالات تناقضًا في الإقرار الضريبي ، يمكن للشركة أن تتحول إلى هذه السجلات لإثبات وجود رقم. وقد يعمل هذا حتى على مسك الدفاتر الفردية والعائلية ، حيث يمكن تتبع أشياء مثل التبرعات الخيرية والأجور لموظفي الأسر بهذه الطريقة.
الوقاية / الحل
قد تقوم الشركة التي لديها الكثير من الدخل والنفقات بتوظيف كاتب حسابات محترف لتوفير خدمات حفظ السجلات. في كثير من الأحيان ، يعمل كاتب الحسابات في مقر الشركة ، على الرغم من أن بعض أصحاب الحسابات يعملون من المنزل أو من خارج المكتب. عادة ما يكون أصحاب الحسابات المحترفين على دراية جيدة بالمتطلبات الضريبية ، مما قد يمنح الشركة ميزة على الشركات التي تحاول معرفة هذه الأمور من تلقاء نفسها. بالإضافة إلى ذلك ، يمتلك العديد من أصحاب الحسابات المحترفين معرفة واسعة ببرامج مسك الدفاتر الأكثر شيوعًا للشركات ، مما يسهل عليهم فهم إجراءات مسك الدفاتر المعمول بها بالفعل للشركات التي تستأجرها.
