عند إنشاء نظام محاسبة ، يجب على الشركات والمنظمات غير الربحية إنشاء إطار للرقابة الداخلية. تساعد عملية المراقبة الداخلية على التأكد من أن النظام يعمل بشكل جيد وأن جميع الموظفين المعنيين يقومون بالأداء كما هو متوقع. توفر مثل هذه الوظيفة الأساسية للأعمال تأكيدًا معقولاً من خلال تقليل احتمال الأخطاء وحماية أصول المؤسسة. ونظرا لأهميتها ، فإن الشركات تفكر جيدا في مراعاة المبادئ الأساسية للرقابة الداخلية.
المسؤوليات
يجب على الشركات تحديد المسؤوليات بوضوح. ويضمن تكليف مسؤوليات محددة للأفراد فهم ما هو دورهم في الحفاظ على الرقابة الداخلية. إذا تم تجاهل مسؤولية الرقابة الداخلية باستمرار ، فإن نظام التحكم الداخلي الفعال سيوضح من لا يقوم بمهمة معينة.
حفظ السجلات
الذاكرة ليست أداة معصومة عن الخطأ ، خاصة عند التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات أو المعاملات. إن وجود الإجراءات الصحيحة في حفظ السجلات سيمكن الشركات من الحصول على سجل دقيق للمعاملات الجارية. تسمح هذه البيانات التاريخية للشركة بالرجوع إليها في وقت لاحق ، إذا تم اكتشاف مشكلة أو إذا كان التوضيح ضروريًا.
التأمين والربط
لسوء الحظ ، قد لا يمنع حتى أفضل نظام للتحكم الداخلي فقدان أحد الأصول. من خلال تأمين الأصول والموظفين الراسخين ، يمكن للمؤسسة أن تطمئن إلى أنه سيتم تعويضها عن قيمة الأصل إذا سُرقت الأصول ، أو تم الاستيلاء عليها بطريقة أخرى.
سجلات الأصول والحفظ
في نظام الرقابة الداخلية ، لا يكون الأشخاص الذين لديهم وصول فعلي إلى النقد والأصول الأخرى هم نفس الأشخاص الذين يحتفظون بالسجلات المتعلقة بذلك الأصل. على سبيل المثال ، إذا كان الشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات المصروفات النثرية هو نفس الشخص الذي يملك مفتاح صندوق المصروفات النثرية ، فسيكون من السهل على ذلك الشخص أن يساعد نفسه في الحصول على النقد أثناء تزوير سجل المصروفات النثرية. يجب ألا يتمكن الشخص الذي يحتفظ بسجلات الأصول من الوصول فعليًا إلى الأصول التي يتابعها.
المسؤولية عن المعاملات ذات الصلة
في بعض الأحيان ، يجب إكمال عدة مهام لإتمام معاملة واحدة. في هذه الحالة ، من المهم أن يقوم كل موظف مختلف بتنفيذ المهام المنفصلة التي تشكل المعاملة. وهذا يضمن مشاركة أكثر من شخص واحد في إكمال المهمة ، مما يزيد من احتمالات اكتشاف أي أخطاء أو أعمال احتيالية.
الضوابط التكنولوجية
يمكن أن تساعد أجهزة الإنذار ضد السرقة ولوحات المفاتيح الإلكترونية وغيرها من ميزات الأمان القائمة على التكنولوجيا المؤسسات في حماية الأصول. يمكن للتكنولوجيا أن تذهب في كثير من الأحيان إلى حيث لا يستطيع الناس ، ويمكن أن تكون في العمل 24 ساعة في اليوم دون الحاجة إلى دفع فواتير أو راحة إضافية. تزيد الشركات الذكية من أنظمة التحكم الداخلية لديها بتقنية مناسبة وفعالة من حيث التكلفة.
مراجعة مستقلة
يجب على الشركات مراجعة نظم الرقابة الداخلية الخاصة بها بانتظام. يجب أن يتم ذلك من قبل شخص لم يقم بأي من الأعمال التي يتم فحصها. يمكن للمقيم المستقل أن يقدم تقريراً موضوعياً عن العمل الذي يتم تنفيذه طوال عملية الرقابة الداخلية وليس له سبب لتغطية الأخطاء أو أن يكون متفائلاً بشكل مفرط بشأن إجراءات الرقابة.
