طلب تقديم عروض أو طلب مقترح ، أو طلب تقديم العروض ، هو مستند يتم إعداده بواسطة شركة أو مؤسسة للبائعين. على سبيل المثال ، قد تحتاج شركة بناء إلى النجارين أو قد يحتاج المستشفى إلى مصمم ويب لإنشاء موقع. طلبات تقديم العروض عادة ما تكون وثائق رسمية مع مبادئ توجيهية للبائع. وهي تشمل تفاصيل عن النشاط التجاري الذي يقدم الطلب ، ومواصفات مشروع الأعمال ، وعملية التماس البائعين ، وعملية اختيار اختيار البائع أو البائعين ، وعملية التعاقد وعملية الاتصال أثناء عملية التماس.
جمع كل المعلومات الخاصة بك مسبقا. اطلب بياناتك المالية وميزانياتك وعقودك واتفاقياتك وأي مستندات أخرى ذات صلة تتعلق بالمشروع. هذا سيجعل كتابة RFP أسهل.
اكتب لمحة عامة أو مقدمة ، يطلق عليها أحيانًا "ملخص تنفيذي". يقدم هذا القسم الأعمال أو المؤسسة التي تقدم الطلب ومكانه داخل صناعتها. كما يقدم الملخص بطريقة مميزة للمشروع أو الحاجة التجارية التي تبحث عن الطلبات.
اعرض المواصفات بوضوح ، من حيث سوف يستجيب الباعة. حدد طبيعة ونطاق مشروعك واحتياجاتك ونتائجك المتوقعة وأي معلومات أساسية أخرى. كن دقيقا؛ هناك اختلاف كبير بين الحاجة إلى موقع ويب مصمم ويحتاج إلى موقع ويب مصمم ومحدث ويتم إدارته بانتظام.
حدد بوضوح التعليمات الخاصة بكيفية التعامل مع عملية الاتصال أثناء عملية طلب تقديم العروض. إذا كنت تريد من الموردين الاتصال بشخص واحد في مؤسستك ، فعليك توضيح ذلك. إذا كان هناك عرض تقديمي للبائعين للحضور ، قم بتضمين كل التفاصيل حول ذلك. إذا كنت لا ترغب في أن يتصل بك البائعون على الإطلاق أثناء العملية ، فعليك تحديد ذلك بشكل نهائي. اتخذ قرارًا بشأن كيفية استلام عروضك ، سواء أكانت مختومة أم لا وماذا يكون الموعد النهائي.
اشرح أن طلب تقديم العروض ليس عقدًا وأن الرد عليه لا يضمن الاختيار. تأكد من تضمين معلومات من شأنها أن تجعل استجابة المورد تستحق وقت البائع. وضع تفاصيل عن الميزانية والعقد وشكل المدفوعات وتقييم العمل أثناء نشاط المشروع.
تضمين أي اعتبارات قانونية وحقوقية وتأمينية وأخلاقية يجب على البائعين النظر فيها. وهذا يشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، اتفاقيات السرية ومتطلبات الموردين من الأقليات واللوائح المحلية واعتبارات السلامة والممارسات التجارية.
حدد أي تعليمات متميزة حول كيفية تنسيق الاستجابات. قم بإرشاد الموردين حول الطريقة التي تريدون بها رؤية أرقام مقترحاتهم ، والمعلومات التي ينبغي عليهم تضمينها مع مقترحاتهم ، مثل نسخ معلومات التأمين أو تراخيص الأعمال.
تضمين استنتاج متوقع فيما يتعلق بعملية الاختيار. اسمح للبائعين بمعرفة ما إذا كان سيتم إبلاغهم أم لا إذا لم يحصلوا على الوظيفة بالإضافة إلى ما يمكن توقعه إذا تم اختيارهم لهذا المنصب.
