ينص قانون معايير العمل الفيدرالية على أنه يجب على الشركات تتبع ساعات الموظفين ، ولكنها لا تحدد الطريقة. على الرغم من أن هذا يعني أنه يمكنك استخدام أي شيء من ورقة تسجيل الدخول الورقية إلى نظام كمبيوتر معقد ، فإن الشركة مسؤولة في النهاية عن التأكد من صحة جداول الوقت - وليس الموظفين. لهذا السبب ، لا تكون الطريقة مهمة مثل العثور على نظام يعمل ويصاحبه باستمرار.
متطلبات التتبع
تتطلب FLSA أن تتضمن سجلات الرواتب بيانات محددة تتعلق بساعات العمل والأجور التي يكسبها الموظف. بغض النظر عن كيفية تتبع ساعات عمل الموظف ، يجب أن تتضمن بيانات ساعات العمل الوقت واليوم الذي يبدأ فيه أسبوع عمل الموظف ، وساعات العمل كل يوم وتعمل ساعات العمل كل أسبوع. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك الاحتفاظ بالمستندات المصدرية - مثل بطاقات الوقت وجداول العمل وتذاكر العمل - لمدة عامين ، سواء في الموقع أو في موقع تخزين مركزي خارج الموقع.
تتبع الوقت القياسي
يعمل التتبع القياسي للوقت لكل من الموظفين بدوام كامل أو جزئي ، سواء كانوا يعملون في نفس الوقت أو ساعات مختلفة كل أسبوع. مع التتبع المعياري ، يجب على الموظفين أن يثقبوا ويخرجوا باستخدام الساعة الإلكترونية أو الكمبيوتر ، من مرتين إلى أربع مرات كل يوم اعتمادًا على ما إذا كانوا يأخذون وجبة طعام. ووفقًا لوزارة العمل الأمريكية ، يمكنك وضع سياسة ، مثل تسجيل الوقت لأقرب خمس دقائق أو عشر ساعة ، وهو ما يفسر الاختلافات البسيطة بين سجلات الساعة والساعات الفعلية ، حيث لا يمكن لجميع الموظفين تسجيل الدخول أو في الوقت نفسه بالضبط.
تتبع الاستثناء
يمكنك تسجيل الساعات باستخدام تتبع الاستثناء للموظفين الإداريين أو الموظفين الآخرين الذين يعملون عادةً في نفس الساعات كل أسبوع. مع تتبع الاستثناء ، تقوم بإنشاء نموذج يوضح ساعات العمل القياسية وتطلب من الموظفين تسجيل الوقت فقط إذا كان يختلف عن يوم العمل العادي. على سبيل المثال ، إذا كان يوم العمل يبدأ عادةً في الساعة 8 صباحًا ، ويصل الموظف في الساعة 8:10 صباحًا ، ولكنه يعمل بقية اليوم كالمعتاد ، فسيظهر وقت البدء الاستثناء وستكون ساعات العمل في اليوم 10 دقائق قصيرة.
تتبع خارج الموقع الموظفين
تستخدم معظم الشركات برامج الكمبيوتر لتتبع ساعات الموظفين الذين يعملون في المنزل أو في مواقع خارج الموقع. تسجيل الوقت الظاهري في سجلات الحضور في الوقت الفعلي ، في أغلب الأحيان إلى ثواني. قم بضبط البرنامج ليعمل تلقائيًا عندما يسجل المستخدم دخوله إلى جهاز الكمبيوتر الخاص به لتقليل فرصة نسيان الموظف لكمة. وبهذه الطريقة ، فإن أول شاشة سيرى الموظف كل صباح هي بطاقة الوقت الافتراضية الخاصة به. تتنوع الخيارات لتتبع الوقت الافتراضي من البرامج المجانية إلى البرامج الاحتكارية.
