لا أحد يحب إعطاء أخبار سيئة ، وخاصة للموظفين. ومع ذلك ، فعندما ينخفض النشاط التجاري ، غالبًا ما يكون من الضروري إيقاف الأشخاص أو تقليل ساعاتهم. هذه الرسائل يصعب بشكل خاص أن تكتب في رسالة لأنه قد يبدو أنه بغض النظر عن كيفية ذكر الحقائق ، فسيكون المستلمون غاضبين ومزعجين. لحسن الحظ ، مع بعض التخطيط ، يمكنك كتابة خطاب يتيح للموظفين سهولة الاستخدام ويساعدهم على فهم الطبيعة الصعبة لقرارك لتقليل ساعات عملهم.
اكتب التاريخ. تخطي الفضاء. إذا كنت تقوم بتخصيص حرف لكل موظف على حدة ، فاستخدم وظيفة دمج المراسلات في برنامج معالجة الكلمات الخاص بك لإضافة الأسماء والعناوين. بدلاً من ذلك ، يمكنك حذف العنوان الداخلي بالكامل وكتابة رسالة عامة إذا كان لديك عدد كبير من الموظفين لعمل نسخ شخصية.
افتح الحرف بكتابة "عزيزي (أدخل اسم الموظف)" متبوعًا بنقطتين. إذا كنت تكتب رسالة عامة ، اكتب "عزيزي الموظف القيم" متبوعًا بنقطتين.
ابدأ الرسالة من خلال توفير الخلفية. اشرح أن الشركة تخسر المال وما حاولت القيام به لمواجهة التراجع. اكتب بلغة واضحة ولكن بتفاصيل كافية حتى يفهم الموظفون أن الشركة تمر بأوقات عصيبة. لا تذكر الساعات المخفضة في الفقرة الأولى ، لأن الموظفين ربما يتوقفون عن القراءة فقط ، وستفقدون الفرصة لتفسير الموقف أو محاولة الحفاظ على حسن نيتهم.
اشرح تقليل الساعات في الفقرة الثانية. كن دقيقا. كم عدد الساعات التي يتوقع العمال خسارتها كل أسبوع؟ متى يعودون إلى جدولهم الطبيعي ، إن وجد؟ سيكون لدى الموظفين الكثير من الأسئلة ويخاطبهم الآن سيحول دون حدوث ارتباك ومكالمات هاتفية إلى المكتب.
التأكيد على الأخبار الجيدة ، إن وجدت. على سبيل المثال ، إذا كنت تخفّض ساعات لتجنب وضع أي شخص في وضع إيقاف التشغيل ، فذكر ذلك. إذا كانت لديك إستراتيجية تعتقد أنها ستعيد نشاطك التجاري إلى الأسود قريبًا ، فدع الموظفين يشعرون بتفاؤلهم. حتى إذا كانت الأخبار الجيدة بسيطة نسبيًا ، فسوف تساعد الموظف على الشعور بأن لديك أفضل اهتماماته في القلب.
إعطاء معلومات الإجراء في الفقرة الأخيرة. إذا كان الموظفون بحاجة إلى القيام بأي شيء مثل ملء الأوراق الإضافية ، فعليهم إخبارهم بذلك. نشكرهم على تحملكم في هذه العملية الصعبة.
