محاضر الاجتماعات هي سجل لجميع المعلومات الهامة التي نوقشت وأي قرارات تتخذ خلال اجتماع العمل. عادةً ، يسجل مدوّن للاجتماع معين الاجتماع على الورق أو جهاز كمبيوتر محمول. تضمن محاضر الاجتماع عدم نسيان أي شيء ذي أهمية في الاجتماع ، ومنع أي اختلاف مستقبلي حول ما قاله المشاركون. ومحاضر الاجتماعات مفيدة أيضًا للأشخاص الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع. تأكد من تسجيل كل شيء بشكل صحيح باتباع إرشادات قليلة لجلسات الاجتماع.
اجمع معلومات من المضيف ، مثل أسماء جميع الحاضرين والغرض من الاجتماع وجدول أعمال الاجتماع قبل بدء الاجتماع. هذا يساعدك على متابعة في المناقشة. يمكنك التركيز على أخذ دقيقة بشكل أفضل إذا لم تكن مشاركًا رئيسيًا في الاجتماع. أكد دورك مع المضيف ، إذا كنت غير متأكد.
استمع بعناية بمجرد بدء الاجتماع. تجنّب إحداث التشتت مثل الهواتف المحمولة ، أو إذا أحضرت كمبيوتر محمول ، أو فحص بريدك الإلكتروني أو تصفح الإنترنت. ركز على المناقشة في متناول اليد.
سجل النقاط الرئيسية فقط. كتابة كل التفاصيل أمر مستحيل وغير ضروري. تقرر ما هو مهم من خلال النظر في الغرض من الاجتماع. قم بتسجيل أي آراء أو اقتراحات تم التعبير عنها ، ولم تتم الموافقة على أي من القرارات أو القرارات التي تم التوصل إليها.
إعادة صياغة عندما يكون ذلك ممكنا. كتابة البيانات حرفيا ليست ضرورية ، ويستغرق الكثير من الوقت. يوضح إعادة الصياغة أنك فهمت ما يناقشه المشاركون.
قم برقم صفحاتك ، في حالة الكتابة بالقلم والورقة ، لتجنب خلط الأوراق.
طرح الأسئلة عند الضرورة. لا تخف من إيقاف الاجتماع أو تعليقه إذا كنت بحاجة إلى التحقق مما قاله شخص ما.
اطرح الأسئلة فور انتهاء الاجتماع بينما لا تزال المعلومات حديثة في ذهنك ، إذا كنت بحاجة إلى توضيح مشكلة معقدة للغاية لإثارتها أثناء الاجتماع.
الكتابة بموضوعية قدر الإمكان. كمؤدِّي الدقائق ، لا يتمثل دورك في تقديم رأيك أو مناقشة الرقابة ، بل لتلخيص ما قيل.
تحقق من الملاحظات للتهجئة وعلامات الترقيم والوضوح عند مراجعتها لاحقًا. اكتب نسخة جيدة قبل توزيع الدقائق على الأشخاص الضروريين.
