اجتماعات تجري في كل مكان تقريبا هناك أناس. كل الكنائس والمدارس والشركات تعقد اجتماعات لسبب أو لآخر. عندما يتم أخذ دقائق بشكل صحيح يمكن ترحيلهم بسهولة إلى الأعضاء الآخرين في الاجتماع الذين يحتاجون إلى سماع شيء محدد مرة أخرى ، خاصة يوم أو يومين بعد الاجتماع. بقدر ما قد نحاول لن نتذكر كل شيء. هذا هو السبب في أن أخذ الدقائق بشكل صحيح في اجتماع أمر مهم للغاية.
أخذ الدقائق
تحقق لمعرفة ما إذا كان نشاطك التجاري أو كنيستك أو مدرستك يتطلب التنسيق المطلوب لأخذ محضر الاجتماع. بعض الأماكن التجارية لديها طريقة معينة ترغب في القيام بها ، حتى لو كانت تختلف عن المعيار قليلاً. تأكد من اتباع التنسيق المطلوب.
اجلس في مكان حيث يمكنك رؤية وسماع الجميع. من الصعب أن تكتب الدقائق عندما تبحث عن من قال ماذا. يجلس في موقع مركزي هو الأفضل إذا كانت الغرفة كبيرة إلى حد ما مع عدم وجود تضخيم. اجلس في الجزء الأمامي من الغرفة عندما تستخدم المجموعات الكبيرة الميكروفونات.
اكتب التاريخ على الورق الخاص بك. اجعل الورقة والقلم جاهزًا قبل بدء الاجتماع لمنعك من فقدان شيء ما مهم في البداية. أيضًا ، اكتب إذا كان هذا الاجتماع يتعلق بموضوع أو مشكلة محددة. أيضا ، بسرعة تدوين ترتيب الجلوس إذا كان أعضاء قليلة نسبيا. سيساعدك هذا أيضًا في وقت لاحق عند ملاحظة من قال ما.
سجل كل من هناك. تأكد من كتابة الشخص المسؤول عن الاجتماع وكذلك أولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور لسبب أو لآخر. إذا أمكن ، قم بإعداد ملخص للموضوع مسبقًا لإعطائك شيئًا يجب متابعته أثناء أخذ دقائق خلال الاجتماع.
أكتب من قال ما ، أو الفكرة أو المناقشات والمناقشات حول هذه المناقشات. إذا تم إجراء التصويت ، فاكتب الشخص الذي قدم التصويت ، وأعاره ، وأيضًا نتيجة التصويت ، مثل 4 إلى 9 نعم.
لا تسجل كل شيء قيل خلال الاجتماع. اكتبوا الأفكار والمواضيع في الملخص. سوف تدفع نفسك إلى الجنون إذا حاولت كتابة كل كلمة يقولها كل شخص.
أعد تشكيل دقائقك بعد الاجتماع قدر الإمكان. هذا يمنع الأخطاء وفقدان الذاكرة. تأكد من إجراء تدقيق إملائي مرة أخرى قبل طباعة الدقائق وتسليمها إلى الأشخاص الذين كانوا في الاجتماع.
