تعتبر سجلات الزائرين مفيدة للشركات والمكاتب الخاصة والمواقع السياحية العامة وأماكن الجذب السياحي ، فضلاً عن المؤسسات الثقافية والمنظمات غير الربحية. إن الاحتفاظ بسجل الزوار يمكن أن يوفر معلومات حاسمة للإبلاغ لتمويل الجهات المانحة والأطراف الأخرى ، وكذلك لتركيز البرمجة والعروض المستقبلية. كما أن سجلات الزوار شائعة في الأعراس والجنازات ، وتصبح جزءًا من تذكارات العائلة.
موقع دفتر
لكي يتمكن سجل الزائر من خدمة غرضه ، يجب أن يكون الوصول إليه سهلاً لجميع الزائرين. في موقع داخلي ، قد يتم وضع سجل الزوار في مكتب الاستقبال الأمامي أو مكتب حجز التذاكر. في موقع خارجي ، يمكن العثور على السجل في كشك للمعلومات أو كشك مغطى بالقرب من المدخل.
منظمة الدفاتر
بالإضافة إلى عمود لأسماء الزوار ، يجب أن يتضمن سجل الزوار أعمدة لتاريخ ووقت الوصول. قد تتضمن الأعمدة الاختيارية ، استنادًا إلى طبيعة الحدث ، انتماء الزائرين ومعلومات الاتصال والتعليقات والملاحظات. كما يجب توفير قلم أو قلم رصاص.
الحفاظ على السجل
مراقبة سجلات الزوار بانتظام لضمان استمرار الوظيفة والراحة. قد تتضمن فحوصات الصيانة إضافة صفحات إضافية ، واستبدال الأقلام / الأقلام الرصاص ، مع ضمان حماية السجل من الظروف الجوية (في الأماكن الخارجية) وإصلاح أي تلف يحدث. قدّم عنوانًا مختصرًا ينبه الزائرين حول كيفية استخدام أي معلومات يقدمونها وأي اعتبارات تتعلق بالخصوصية تلاحظها ، مثل عدم مشاركة أو بيع المعلومات.
التحليل والمتابعة
جمع بيانات سجل الزائرين على فترات مجدولة ، بحيث يمكن دمج النتائج في قاعدة بيانات وتحليلها. ويمكن بعد ذلك الإبلاغ عن المعلومات لمن يمولون المنظمة والأطراف الأخرى ، وكذلك لتطوير البرامج أو الأحداث المستقبلية ؛ بالإضافة إلى ذلك ، يمكن اتخاذ خطوات لبدء الاتصال بالحضور الذين طلبوا اتصالات المتابعة.
