تعقد الاجتماعات بانتظام في عالم الأعمال ، ومحاضر الاجتماعات هي الوثائق الرسمية المستخدمة لتسجيل الإجراءات المتخذة والقرارات المتخذة. منذ أن أصبحت الدقائق وثائق رسمية في أعين الشركة ، تتطلب أي تغييرات يجب إجراؤها على المحضر إضافة. عندما تقوم بإنشاء ملحق يجب أن تعرف متى وكيف تقدمه إلى لجنة الاجتماع وإضافته إلى الدقائق الرسمية ، بحيث لا تقوم بهذه التغييرات بنفسك.
قم بإعداد نسخ من الدقائق الرسمية من الاجتماع الأخير ، حتى يتمكن كل من حضر الاجتماع من مراجعتها.
اطلع على محضر الاجتماع التالي. من المعتاد لرئيس الاجتماع أن يبدأ الأمور من خلال مراجعة المحضر من الاجتماع السابق. يجب على جميع الحضور قراءة الدقائق والموافقة عليها قبل أن ينتقلوا. إذا كان لدى أي شخص ما يضيفه أو يغيره أو يصححه ، فهذا هو الوقت المناسب لقول ذلك.
اكتب التغييرات على الدقائق. يمكنك كتابة التغييرات مباشرة على نسختك من الدقائق ، أو إنزال الملاحظات على ورقة منفصلة.
اسمح لأعضاء الاجتماع بأن يوافقوا جميعًا على التغييرات المقترحة على المحضر ، والتي سيتم عرضها في الإضافة. إذا كان الجميع متفقين ، فيمكنك المضي قدمًا في إنشاء الإضافة إلى المحضر.
إنشاء الملحق بعد تأجيل الاجتماع. من الأفضل جعل الإضافة مباشرة بعد الاجتماع ، بحيث تظل المعلومات جديدة في ذهنك. استخدم قالب الدقائق للكتابة في معلومات الإضافة.
تعميم الدقائق الرسمية مع الإضافة المرفقة خلفها إلى أعضاء مجموعة الاجتماع. قد لا ترغب في الانتظار حتى الاجتماع التالي للقيام بذلك ، في حال كانت بعيدة في المستقبل. بدلاً من ذلك ، قم بإرسال نسخة إلكترونية من المحضر والإضافة عبر البريد الإلكتروني إلى المجموعة ، ودع الأعضاء يعرفون أن ملاحظاتهم أو موافقتهم موضع ترحيب. إذا وافق كل فرد في المجموعة على المحضر مع الإضافة ، فإن هذا يصبح مستند العمل الجديد الخاص بك.
أحضر محضر الاجتماع والإضافة إلى اجتماعك القادم للحصول على توقيع رئيسك. لا تصبح الدقائق رسمية إلا بعد توقيع الرئيس عليها.
