كيفية تدقيق المورد

يعتبر موردو الجودة جزءًا ضروريًا من المؤسسة لأنها توفر الخدمات الجيدة التي تستخدمها لخدمة عملائك. الممارسات التجارية للموردين لها تأثير مباشر على مؤسستك. إذا كان لديك مورد غير قادر على تسليم منتجاتك في الوقت المحدد ، فهذا يؤثر مباشرةً على أرباحك. يعد تدقيق المورد جزءًا ضروريًا من نظام إدارة الجودة. قد تقرر تدقيق مورد جديد لأنك تفكر في استخدامه لاحتياجات عملك ، أو قد تقرر تدقيق مورد حالي بسبب حادثة وقعت في الماضي.

اتصل بمزودك لتحديد موعد لإجراء التدقيق. انتبه إلى استجابة مورِّدك ، خاصةً ما إذا كانوا مستقبلين لك أم لا يقومون بإجراء مراجعة. خذ وقت المورد بعين الاعتبار وحاول جدولة وقت التدقيق الذي يفيد كلا الطرفين.

قم بتطوير خطة التدقيق الخاصة بك ومراجعة سجل الجودة للمورد الخاص بك. يتم تحديد خطة التدقيق الخاصة بك وفقًا لسبب إجراء التدقيق. على سبيل المثال ، إذا واجهت بعض مشكلات الإنتاج مع المورد ، فيجب عليك قضاء وقت أطول في تدقيق منطقة الإنتاج.

وصول إلى منشأة المورد الخاص بك في الوقت المحدد. من المهم الاحتفاظ بالجدول الزمني لموردك في الاعتبار. إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول تجنب إعادة جدولة تدقيقك لأنه يجعل شركتك تبدو غير محترفة.

انتبه إلى موقف السيارات ومنطقة القمامة ومنطقة المكتب الأمامي لمعرفة ما إذا كانت أنيقة. تلاحظ إذا كنت في استقبال بطريقة محترفة ومهذبة. كل هذه الأشياء هي انعكاس لمبادئ فريق إدارة المورد.

قم بجولة في المرافق. ابحث عن أي عيوب في المعدات أو مشاكل تتعلق بالسلامة. الاستفسار عن عدد العمال المؤقتين وعدد الموظفين العاملين في المرافق. مراجعة سياسات الشحن للمورد ومراقبة عمليات الإنتاج والتجميع. وثق موقف المدير أثناء قيامك بجولة في المرافق وأداء عملية التدقيق.

انظر إلى فواتير الموردين الحاليين وعقود التسعير للتأكد من أن المورد يفرض عليك رسومًا دقيقة. ابحث عن أي اختلافات في الأسعار ، مثل الرسوم غير الدقيقة وتغييرات الأسعار التي تم إجراؤها قبل الوقت المحدد. التعاون مع قسم الحسابات المستحقة الدفع الخاص بك للبحث عن أي عدم اتساق في فواتير الموردين ، بما في ذلك الرسوم المتنوعة غير المبررة ورسوم الشحن والنقل غير الدقيقة.

تحقق من شروط العمل لمورد جديد. بعد مرور شهرين من استخدام مورد جديد ، يجب عليك مراجعة عينة من فاتورة المورد عبر السطر وعقود العمل لمعرفة ما إذا كانت الشروط مطابقة. إذا وجدت تناقضًا يثبت أنك قد تقاضت ، عليك الاتصال بالمورد لطلب استرداد الأموال.

خذ ملاحظات جيدة عن الأشياء التي تلاحظها. سيساعدك ذلك عندما يحين الوقت لكتابة تقييمك وعرضه على الإدارة. أضف قدرًا كبيرًا من التفاصيل اللازمة لملاحظاتك حتى تتمكن من معالجة أي مشكلات بفعالية.

اكتب تقييمك. تضمين تقييمك لأية توصيات ودعمها بالأدلة. على سبيل المثال ، إذا كنت توصى باستخدام معدات جديدة ، قم بتوثيق المعدات المعيبة التي لاحظتها أثناء إجراء التدقيق. قم بتزويد المورد بالتقييم ومناقشة أية مخاوف تتعلق بالمورد الخاص بك.