عندما تحتاج إلى تحديث دليل التدريب أو عملية الأعمال أو الدليل ، فإن السيارة المثالية عبارة عن مذكرة تدريبية. يسمح لك تنسيق المذكرة باستهداف المستلمين الخاصة بك وتضمين معلومات المتابعة في الوقت المناسب ، وهو مفيد بشكل خاص في الحالات التي تمت فيها إضافة اعتبارات قانونية جديدة أو الخطوات المطلوبة إلى عملية حالية. من خلال اتباع بعض الخطوات البسيطة ، يمكنك التأكد من أن مذكرتك تنقل أفكارك بوضوح وبشكل موجز مع تجنب المخاطر الشائعة.
حدد جمهورك. سيساعدك هذا على تضمين المعلومات الأكثر أهمية لمذكرتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب لتشرح كيفية استخدام الناسخة الجديدة في الطابق الثالث ، فلا ترسل المذكرة إلى كل موظف في المبنى. أو إذا كان هناك قانون جديد سيؤثر على كيفية إصدار الشهادات في مكتب محامٍ ، فلن تحتاج إلى تضمين فريق الصيانة.
قدم الموضوع الخاص بك. يجب أن يسمح لك أول سطور من القراء بمعرفة سبب أهمية هذه المذكرة بالنسبة لهم. دعهم يعرفون ما هي العملية القديمة ، أو العملية الحالية التي ينطبق عليها هذا التحديث ، بالإضافة إلى سبب التحديث.
الخطوط العريضة للخطوات أو المتطلبات الجديدة. استخدم مستوى واحدًا فقط من العناوين واحتفظ بتفسيراتك موجزة ومركزة. قم بتضمين المعلومات المحدثة بالإضافة إلى أي خطوات أو عمليات سابقة لم يعد من الممكن اتباعها أو تنفيذها.
تضمين خط زمني. اعلام جمهورك بوضوح متى ستدخل السياسة الجديدة حيز التنفيذ. إذا كان تغييرًا فوريًا ، فوضح بوضوح ما إذا كانت هناك فترة سماح أو عملية انتقالية للإجراء السابق. على سبيل المثال ، إذا كان هناك نموذج جديد لطلب إجازة ، دع الموظفين يعرفون ما سيحدث للطلبات التي تتم معالجتها بالفعل.
وثيقة مع خطوات المتابعة. في نهاية مذكرتك ، اسمح لجمهورك بمعرفة ما يجب عليهم فعله إذا كانت لديهم أسئلة لم يتم الرد عليها في مستندك. قد يتضمن هذا رابطًا إلى وثائق إضافية أو رقم اتصال يمكنهم الاتصال به. إذا كانت مذكرة التدريب الخاصة بك جزءًا من سلسلة من التحديثات ، حدد الحالة عندما يكون التحديث التالي جاهزًا.
نصائح
-
حدد المذكرة الخاصة بك لموضوع أساسي واحد. استخدم الشخص الثاني (أنت) للتحدث مباشرة إلى جمهورك.
