يعد تقديم نفسك وجهاً لوجه أمرًا مباشرًا نظرًا لوجود اتفاقية راسخة يجب اتباعها. دائمًا ، ستصافح معارفك الجدد وتخبرها باسمك. يعد الوصول عبر البريد الإلكتروني أكثر صعوبة. ما هي التحية المناسبة؟ كيف يجب أن تكون رسميًا؟ كما هو الحال مع أي اتصال عمل ، هناك قواعد معينة يجب عليك اتباعها للحفاظ على رسالتك المهنية.
صياغة خط موضوع مقنعة
نظرًا لأن رسالتك ربما تتنافس مع 500 آخرين في البريد الوارد للمستلم ، فستحتاج إلى صياغة سطر موضوع يشجع المتلقي على فتح بريدك الإلكتروني. أذكر هنا شخص ما قد أحالتك - "اقترحت جينيفر وليامز أن أتصل بك" - بما أن الألفة قد تشجع على احتمال دخولك. أو قد تذكر الغرض من بريدك الإلكتروني. "الاستفسار عن خدمات التموين" يجب أن يجذب المتلقي للنقر. احتفظ بخط الموضوع بأقل من 30 حرفًا بحيث يكون واضحًا على الهاتف الذكي.
استخدم تحية رسمية
يتم التعرف على البريد الإلكتروني كأسلوب اتصال أقل رسمية من رسائل الأعمال ، وقد يكون لديك إغراء بالتعامل مع المستلم بشكل غير رسمي ، على سبيل المثال ، "مرحبا ديفيد". هذا جيد إذا كنت تعرف الشخص أو أنه يعمل في صناعة غير رسمية ، ولكن ليس من المناسب إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما في صناعة محافظة مثل التمويل أو الحكومة. إذا كنت في شك ، "عزيزي السيد ماترسون ،" أو ببساطة "السيد سوف يعمل "ماترسون" على ما يرام.
عرفنى بنفسك
أعط اسمك ، والمسمى الوظيفي والتفاصيل الأخرى التي ستكون ذات صلة بالمستلم. هذه هي فرصتك لتكوين علاقة إنسانية مع المتلقي ، على سبيل المثال ، عن طريق ذكر مدرسة أو مكان عمل أو صناعة مشتركة بينكما. على سبيل المثال ، قد تكتب ، "اسمي سونيا جندال. أنا زميل من جامعة كاليفورنيا في لوس أنجلوس يعملون في مجال التصميم الجرافيكي. "يعتبر التعرف على معارف متبادلة ميزة إضافية نظرًا لأن المتلقي قد يكون أكثر تقبلاً إذا تمت إحالتك بواسطة شخص تعرفه وتثق به.
اشرح ما تريد
اشرح سبب كتابتك. حافظ على رسالتك واضحة وموجزة لتجنب سوء الفهم. "أعمل في شركة ABC وأحب أن أخبركم عن حدث نطلقه" أفضل من "أخبار مثيرة حول حدثنا الجديد"! قم بتضمين دعوة واضحة للعمل من خلال إخبار المتلقي بما تريد أن يحدث التالى. لجدولة مكالمة متابعة ، على سبيل المثال ، قد تكتب ، "أود جدولة مكالمة لمناقشة هذه المسألة أكثر من ذلك ، نظرًا لأن هناك إمكانية كبيرة للتعاون معنا. هل سيكون العمل بعد ظهر يوم الإثنين بالنسبة لك؟"
نهاية مع الامتنان
أشكر المتلقي على وقتها واهتمامها. تتلقى رسائل البريد الإلكتروني التي تنتهي في الامتنان زيادة بنسبة 36 في المائة على متوسط معدلات الاستجابة. تشمل الخيارات الجيدة "شكرًا لك مقدمًا" أو "شكرًا جزيلاً على وقتك" أو ببساطة "شكرًا لك". يرجى التوقيع باسمك وتفاصيل الاتصال بك.
لا تنسى تحرير
تأكد من تدقيق بريدك الإلكتروني قبل إرساله. لديك فرصة واحدة فقط لجعل الانطباع الأول ، والأخطاء الإملائية يمكن أن تجعلك تبدو غير مهني. تأكد من أن القواعد الخاصة بك موضحة أيضًا وأنك تستخدم جمل كاملة وكتابة رسمية ، بدلاً من استخدام الاختصارات والتعبيرات التي قد تستخدمها مع الأصدقاء ولكن ليس مع رئيسك.
يمكن أن يساعدك على طباعة الرسالة وقراءتها بصوت عالٍ وإذا كان لديك أي شخص حولك ، اسأل صديقًا أو قريبًا لتقرأ ما كتبته أيضًا.
