تخضع المنظمات غير الربحية للفحص من مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة بسبب اعتمادها على التبرعات الخيرية أو بسبب إعفائها من الضرائب. لضمان نجاح ممارسات الشراء عند استعراضها من قِبل وسائل الإعلام أو الجهات المانحة أو دائرة الإيرادات الداخلية أو الجهات المعنية الأخرى ، من المهم إنشاء سياسات شراء تتجنب أي تضارب محتمل في المصالح أو نقص في الشفافية.
عروض متعددة
تتطلب بعض المنظمات غير الربحية أن يتم طرح عمليات الشراء التي تزيد عن مستوى معين بالدولار للعرض ، مع تلقي المؤسسة لعروض أسعار متعددة لمورّدين مختلفين. ويساعد هذا على تقليل فرصة قيام وكيل شراء أو رئيس قسم أو مدير تنفيذي بمكافأة عقد مع صديق أو أحد أفراد العائلة أو شريك تجاري يقدم مكافأة شخصية أو رشوة مباشرة. هذا أيضا يمنع المورد لفترة طويلة من رفع معدلات أو تخفيض الخدمات كل عام لأنه يعلم أنه لا يوجد منافسة.
المزايدة المنخفضة مقابل أفضل عرض
يمكن لسياسة الشراء الخاصة بك أن تطلب من مؤسستك أن تأخذ أقل عطاء على المشاريع أو الخدمات أو السلع ، أو تسمح لك بأخذ أفضل عرض. قد لا يكون أفضل عرض سعر هو الأرخص ، ولكنه قد يوفر قيمة أفضل للمؤسسة. على سبيل المثال ، قد تعرض إحدى شركات التسويق الرياضي إدارة سباق طريق خيري لمسافة 10 كيلومترات مقابل رسوم أقل من شركة أخرى ، ولكن قد يكون لدى العارض الأعلى خبرة أكبر في إدارة سباقات الطرق والحصول على مزيد من جهات الاتصال التي قد تشتري الرعاية. في بعض الحالات ، قد تسمح مؤسسة غير ربحية بعقد للذهاب إلى نشاط تجاري آخر بخلاف مقدم العرض الأقل طالما كان العقد ضمن نسبة معينة من أقل عرض سعر ويمكن لوكيل الشراء أو رئيس القسم أو الإدارة إظهار أسباب عرض السعر الأقل ليس أفضل عرض.
طلبات الاقتراحات
كجزء من سياسة الشراء الخاصة بك ، قم بإنشاء وإصدار طلب مقترحات للمشاريع أو الخدمات أو السلع أكبر من مبلغ محدد بالدولار. طلب تقديم العروض (RFP) هو إجراء يستخدم في إجراءات تجارية معيارية يتصل بمقدمي العطاءات المحتملين نفس المتطلبات الموضوعية للعقد. تساعد طلبات RFP المنظمات غير الربحية في إجراء مقارنات بين التفاح والعطاءات.
تضارب المصالح
لمنع المحسوبية ، أو ظهور المحسوبية ، اسأل أعضاء مجلس الإدارة وموظفي الإدارة إذا كان لديهم أي أصدقاء أو أفراد العائلة أو شركاء العمل الذين يبيعون السلع أو الخدمات التي تشتريها. لدى العديد من المنظمات غير الربحية سياسات تمنع المنظمة من التعامل مع شركات لها علاقات وثيقة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. قبل الموافقة على العقود الكبيرة ، قم بمشاركة أسماء الشركاء التجاريين المحتملين مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لتحديد ما إذا كان أي منهم لديهم تعارض.
شفافية
نظرًا لأن المنظمات غير الربحية ليست في منافسة مع شركات أخرى لتحقيق الأرباح ، فهي أكثر حرية في الإفصاح عن معلومات النشاط التجاري مع الجمهور. اجعل سياسة المشتريات الخاصة بك متاحة بسهولة للجمهور على موقع الويب الخاص بك. تضمين المعلومات المتعلقة بالمشتريات الكبيرة في تقرير أمين الخزانة المعطى لمجلس الإدارة الخاص بك في اجتماعات مجلس الإدارة.
الاستدامة
قد ترغب في إعطاء الأفضلية للشركات التي تستخدم ممارسات الأعمال "الخضراء". ويمكن أن يشمل ذلك الشركات التي لديها مبادرات معلنة ومعلنة بشكل عام لتخفيض استهلاك الطاقة والمياه ، وإعادة التدوير ، واستخدام المواد العضوية وغير السامة أو تقليل التغليف.
