تختلف قائمة مراجعة الرقابة الداخلية لشركات تسجيل الشيكات بين المؤسسات. يجب على كل شركة تحديد خطة سليمة لإدارة المخاطر من أجل القضاء على احتمالات خيانة الأمانة ومنع الاحتيال. بالنسبة لبعض الكيانات ، تبدأ العملية مع طلب الشيكات والنطاقات من تخزين الشيكات إلى مطلب الموقعين أو الموافقة الخاصة على الشيكات التي تتجاوز مبلغًا محددًا. مراجعة القواعد دوريًا لضمان أنها تشمل أفضل الممارسات.
سياسة مكتوبة
ضع سياسات أو ضوابط داخلية مكتوبة توضح عناصر التحكم في المؤسسة لإجراء عمليات تحقق من الطلب والاستلام للتوقيع فعليًا. أدوات التصميم التي تتكون من الوثائق والسجلات لتسجيل جميع معاملات كتابة الشيكات والأحداث. تأكد من أن المنشأة لديها مساحة تخزين كافية وأن برامج الكمبيوتر لديها أمانًا كافيًا.
فارغة تحقق الأسهم
العديد من المنظمات لديها أفراد أو حراس الذين يتحملون مسؤولية الحفاظ على ورقة التحكم لمخزون الاختيار فارغة. قد تستلزم العملية الخطوات التالية: تسجيل تاريخ تسليم الشيكات الفارغة والإشارة إلى تسلسل الشيكات المستلمة. أدخل أرقام التحقق المفقودة في ورقة التحكم. يجب على الشخص الذي يستلم دفعة من الشيكات الفارغة تاريخ وتوقيع كل شحنة. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتسجيل تاريخ وتسلسل الشيكات غير المستخدمة التي تم إرجاعها إلى التخزين. تحقق من آخر فحص صدر ؛ هذا يضمن الحفاظ على تسلسل الاختيار سليمة.
الشيكات المستقلة & الأرصدة
تحقق الشيكات المستقلة والأرصدة من أفضل الممارسات عندما يتعلق الأمر بالضوابط الداخلية لموقّعي الشيكات. ويشمل ذلك التأكد من أن مبالغ الشيكات والمصالحة لها المبالغ الصحيحة ، بما في ذلك الشيكات الكتابية ، ومقارنة الأصول بالمساءلة المسجلة ، والضوابط المحوسبة. بالإضافة إلى ذلك ، مراجعة إدارة التقارير المحاسبية ، مثل تقارير ميزان التتبع القديم وتقارير آلية أخرى.
المراجعات الإدارية
في بعض الأحيان قد لا يكون من العملي أن تقوم المنظمة بتقسيم المهام ؛ في هذه الحالة ، يجب على المسؤول إجراء مراجعات روتينية لضمان سلامة عملية كتابة الشيكات. فقط قم بتسجيل الشيكات مع الوثائق المناسبة وتأكد من أن الشخص الذي يوقع الشيكات يرسِل الشيكات من المكتب. عندما يكون ذلك ممكنا ، لا تعيد الشيكات إلى الشخص الذي يحتفظ بسجلات المدفوعات النقدية والحسابات المستحقة الدفع. كمسألة سياسة ، لا تجعل الشيكات مستحقة الدفع إلى "النقد".
حسابات منفصلة
إنشاء ما لا يقل عن حسابين مصرفيين منفصلين لشركتك. قم بإيداع كافة الأموال والإيصالات في الحساب الأول. قم بتحويل الأموال الكافية إلى الحساب الثاني لتغطية الشيكات التي تكتبها. يجب أن يكون لدى أحد أعضاء مجلس الإدارة أو أي شخص آخر معين تفويضًا لتحويل الأموال إلى الحساب. بالإضافة إلى ذلك ، قم بإنشاء حساب منفصل للرواتب ؛ مرة أخرى ، نقل فقط المبلغ اللازم لتلبية جدول الرواتب.
التوقيعات
بعض المجالس قد تتطلب اثنين من التوقيعات على الشيكات. ومع ذلك ، قد يكون الحصول على توقيعين مرهقين ويتطلبان وجود شيكات فارغة موقّعة مسبقًا. إذا لم تنجح السياسة في مؤسستك ، فغيّر السياسة إلى متطلبات أحد الموقعين على مبلغ محدد بالدولار. أيضا ، إعداد وديعة مباشرة للموظفين واستخدام خدمة كشوف المرتبات لجهة خارجية.
