سواء كنت تدير مؤسسة خيرية أو ترعى حفل عطلة سنوي أو تبدأ في برنامج تدريبي جديد وتحتاج إلى خبير استشاري ، فإن خطابات التماس هي أداة أساسية لجذب المساعدة. يجب أن تكون رسائل طلب عروض الأعمال موجزة وموجزة وتحتوي على جميع المعلومات ذات الصلة التي يحتاج إليها المتلقي الخاص بك لاتخاذ القرار والتصرف. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى معرفة قانون التماس في منطقتك لضمان أن كل شيء موجود في الأعلى.
حدد هدف رسالتك. هل تستجدي التبرعات أو تسعى للحصول على عرض أسعار لوظيفة عقد؟ غالبًا ما يتم استخدام خطابات العطاء من قِبل كيانات مثل المنظمات الخيرية التي تسعى للحصول على تبرعات أو شركات تسعى للحصول على عروض من مزودي الخدمات المحتملين لحدث أو مبادرة أو برنامج معين. قم بعمل قائمة شاملة بالكيانات القابلة للتطبيق التي ترغب في إرسال الرسالة إليها ، وتأكد من استيفائها لمعايير الخدمات التي تبحث عنها.
الخطوط العريضة للتفاصيل ذات الصلة. من أجل الحصول على أفضل استجابة ، يجب أن تتضمن رسالتك إشارات محددة إلى الخدمات التي تبحث عنها. تتضمن هذه التفاصيل تاريخ ووقت الحدث أو المشروع والمهام المطلوبة. يجب أن يطلب الخطاب صراحةً عرض أسعار من المستلم لتنفيذ المهام المطلوبة. إذا كان هذا لجهد لجمع التبرعات لمؤسسة خيرية ، كن شفافًا حول حقيقة أنك تطلب المال. يجب عليك أيضًا توضيح الحد الأدنى أو التبرع القياسي الذي تتوقعه. إذا لم يكن لديك الحد الأدنى من التبرع ، يمكنك تضمين هذه المعلومات أيضًا.
اضافة فوائد. أخبر الكيان ، في الرسالة ، عن الفوائد التي سيحصل عليها من مشاركته في جهودك. قد تشمل الفوائد شكلاً ما من أشكال الدعاية لأعماله أو منظمته ، أو الاعتراف العام بأفعاله. قم بتضمين أي نوع من الدعاية سيكون هذا ، حيث سيظهر ، وأي إطار زمني.
اجعل النثر واضحًا. يجب أن يكون محتوى الرسالة وتصميمها واضحًا وموجزًا ومحترمًا. تجنب اللغة المنمقة والجملة المربكة وهيكل الفقرة. احترم حقيقة أن جمهورك المستهدف مشغول وسيريد قراءة المواد بكفاءة وسهولة.
كن على علم بقوانين التماس العروض المحلية. لدى العديد من الدول قوانين تتعلق بالتماس الأعمال أو المال. على سبيل المثال ، قد تكون هناك حاجة لمنظمة خيرية للتسجيل رسميا مع الدولة قبل أن يتم توزيع خطابات من هذا النوع. إن الاهتمام الشديد بهذه الأمور لن يؤدي فقط إلى تنفيذ مشروعك بشكل قانوني ، بل سيوفر عليك أيضًا صداعًا كبيرًا مع المسؤولين الحكوميين والمحليين. ابدأ بمكتب مراقب الدولة الخاص بك للتأكد من حقوقك ومسؤولياتك.
