غالبًا ما يكون موظفو الاستقبال هم أول نقطة اتصال يلتقون بها العملاء والعملاء عندما يدخلون مكان عملك أو يتحدثون إليه عندما يتصلون به. الانطباعات الأولى مهمة ، لذا فإن العثور على موظف استقبال يضم أفضل مزيج من الاحترافية والكفاءة والود سوف يقطع شوطا طويلا نحو تأسيس عملك كعملية جيدة.
المقارنة بين الصفات
توصي شركة إدارة الموارد البشرية The Rainmaker Group باتخاذ نهج منتظم لتحديد الخصائص الأساسية لمستقبِل الجودة قبل بدء المقابلة وعملية الاستئجار. لأن موظفي الاستقبال عادة ما يكونوا أول نقطة اتصال من العالم الخارجي ، فإن الرسالة التي يرسلها موظف الاستقبال يجب أن تتماشى مع صورة شركتك. ووفقاً لما ذكره رينماكر ، فإن أسلوب السلوك والقيم والحوافز لدى موظف الاستقبال إلى جانب مهارات الناس والصفات الشخصية له أهمية كبيرة. في حين أن المهنية والكفاءة هي دائما مهمة ، قد تختلف الصفات الشخصية المرغوبة بين معرض فني ومكتب محاماة ، على سبيل المثال.
سلوك قيم
على الرغم من أهمية صورة الشركة ، إلا أن جميع موظفي الاستقبال ذوي الجودة يشتركون في خصائص سلوك معيّنة تجعلهم أعضاء فعّالين في الفريق. أولاً ، ينبغي على موظفي الاستقبال التركيز على العملاء - بما في ذلك العملاء الذين هم أيضًا زملاء العمل. يجب أن يستمتع موظفو الاستقبال أيضًا بالتحدث إلى الأشخاص ، وعدم الاعتراض على الانقطاعات المتكررة مثل الهاتف أو رفاق المكتب. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون موظف الاستقبال قادرًا على الحفاظ على بيئة عمله منظمة ونظيفة ؛ البقاء منظمًا سيساعد عندما يتم استدعاؤه لأداء مهمتين في وقت واحد ، وهو أمر شائع في الاستقبال. مهارات التواصل الجيد ، بما في ذلك القدرة على الكتابة والتحدث بوضوح وبشكل صحيح ، هو أمر ضروري أيضا ، وفقا لمركز Genius ، وهي مؤسسة دعم الأعمال التجارية.
الدافع الذاتي
يجب أن يركز موظف الاستقبال الفعال على القيام بالأمور بالطريقة الصحيحة ، وفقًا لشركة Rainmaker ، وبطريقة تناسب ثقافة الشركة ومعيارها. لا يجب على موظف الاستقبال أن يتعلم بسرعة كيف تعمل الأشياء ، ولكن يجب أن تركز على الموازنة بين مهمة وإدارة الوقت الخاص بها بحكمة. إن التعرف على الأعمال التجارية ، بما في ذلك إتقان المهام الجديدة بشكل متكرر والارتقاء بالمكان الذي تشتد الحاجة إليه ، يجعل موظف الاستقبال من الأصول القيمة. على الرغم من أن هذه المهارات قد لا تكون جزءًا من الوصف الوظيفي الرسمي ، إلا أن هذه الصفات هي التي تحدد موظف استقبال فعالًا بخلاف غير فعال.
مهارات شخصية
يجب أن يعمل موظفو الاستقبال مع القليل من الإشراف ، ويجب أن يكونوا قادرين على اتخاذ قرارات دبلوماسية تركز على العملاء ، وكثيراً ما يكون ذلك تحت الضغط ، دون أن يتسبب ريشهم في الإزعاج. ونتيجة لذلك ، فإن أفضل موظف استقبال يكون عادةً مرنًا ولديه مهارات ممتازة في التخطيط والتنظيم. انهم أيضا لبقة. ضع في اعتبارك أن العميل الغاضب قد يخرج مشاعره على موظف الاستقبال أولاً ، وأن موظف الاستقبال القادر على تهدئة الإحباط يمكن أن ينقذ إدارة الكثير من الصداع. لذلك ، الأخلاق لبقة ضرورية.
