البريد الإلكتروني هو طريقة فعالة وأسرع لإرسال اتصالات الأعمال عند مقارنتها بالخدمة البريدية. إنها أيضًا طريقة أسهل لتبادل المستندات. بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند إرسال بريد إلكتروني للنشاط التجاري مرفق به حجمه ، وهو البرنامج المستخدم لإنشاء المرفق وإمكانية حدوث الفيروسات. من المهم أيضًا أن تتذكر أن المستلم قد لا يكون الشخص الوحيد الذي يرى رسالتك. استخدم نغمة مهنية ستترك انطباعًا مواتًا.
اكتب سطر موضوع يعكس الرسالة بشكل مناسب. ستساعد خطوط الموضوعات المحددة الموظفين على تنظيم البريد الإلكتروني وفقًا لمشاريع الشركة. فالعناوين الغامضة مثل "مهم" أو "الرجاء القراءة" تجعل من الصعب تحديد مكان الرسائل في المستقبل.
اكتب رسالة مختصرة وسهلة القراءة. يجب على الموظفين أن يفحصوا كميات كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا وأن يكون لديهم القليل من الوقت لقراءة الرسائل الطويلة. استخدم خطًا مقروءًا ، واشتمل على الكثير من المساحة البيضاء واستخدم الأحرف الكبيرة والصغيرة بشكل مناسب. اكتب رسالتك بنبرة مهذبة ومهنية ، وابدأ وانتهى بتحيات مهنية.
الرجوع إلى المرفق. غالبًا ما يتم نقل الموظفين المشغولين إلى الوقت المحدد وقد يغفلون الحجز إذا لم يكن هناك إشارة إليه. دع المتلقي يعرف ما يحتويه المرفق وما يجب فعله به.
تأكد من إرفاق المستند قبل الإرسال. وينصح جانيس فيشر تشان ، مؤلف كتاب "E-Mail: A Write It Well Guide - How to Write and Manage E-Mail in the Workplace" ، بإرفاق المستند قبل البدء بكتابة رسالتك.
دع القارئ يعرف ما هو البرنامج المطلوب لفتح الملف. يعد كل من Microsoft Office Suite و Adobe Acrobat Reader من التطبيقات الشائعة المستخدمة في مكان العمل.
ضع في اعتبارك مقدار الوقت الذي سيستغرقه المستلم لتنزيل المرفق. استخدم برنامج ضغط الملفات للملفات الكبيرة ، مثل WinZip ، أو قسّم الملف إلى مقاطع أصغر يمكنك إرسالها بشكل منفصل. في الاعتبار للموظف المشغول ، يمكنك أيضًا لصق المستند في نص الرسالة.
تدقيق رسالتك. الأخطاء الإملائية والنحوية تظهر غير محترفة. تجنب أيضًا استخدام العامية والاختصارات والرموز في رسالتك. قد تكون هذه عبارات معروفة ولكنها غير مناسبة في رسائل الأعمال.
قم بمسح رسالتك والوثيقة المرفقة بحثًا عن الفيروسات قبل إرسالها.
تضمين إخلاء مسؤولية يشجع القارئ على فحص المرفق بحثًا عن الفيروسات قبل التنزيل. قد يحمي ذلك شركتك من إمكانية اتخاذ إجراء قانوني إذا تلقى المتلقي فيروسًا من خلال المرفق الخاص بك.
تحذير
لا ترسل رسائل البريد أو الرسائل غير المرغوب فيها أو النكات كمرفقات. هم غير محترف وغير مناسب.
