إن الانتقال من استخدام الورق وأقلام الرصاص أو من مجموعة متنوعة من برامج الكمبيوتر المستقلة إلى نظام معلومات متكامل يعد علامة مؤكدة على نمو الأعمال الصغيرة. على عكس النظام اليدوي غير المفكك ، يتعامل النظام القائم على التكنولوجيا مع جميع جوانب تخزين المعلومات التجارية ومعالجتها وتوزيعها ونقلها من موقع مركزي. على الرغم من أن الأهداف الغالبة تركز في الغالب على الفوائد غير الملموسة مثل اكتساب ميزة تنافسية أو زيادة رضا العملاء ، فإن العديد من الشركات تتمتع أيضًا بمزايا ملموسة مثل توفير التكاليف وتحسين السيطرة وأخطاء أقل في إدخال البيانات.
تعريف ملموس
يعتمد ما تقوم بتضمينه في قائمة مزايا ملموسة على ما إذا كنت تصنف هذه الفوائد باستخدام تعريف ضيق أو واسع. إذا كانت شركتك تستخدم تعريفًا ضيقًا ، فإن الفوائد الملموسة هي فقط تلك التي يمكنك تحديدها وقياسها من الناحية النقدية. وتشمل هذه التخفيضات الفورية في التكاليف وتوفير التكاليف على المدى الطويل. يتضمن التعريف الواسع أيضًا مزايا شبه ملموسة لا يمكنك تحديدها كميا من الناحية النقدية ، ولكن يمكنك رؤيتها مباشرة أو لمسها أو الشعور بها.
مخصصات توفير التكلفة
على الرغم من أنه في كثير من الأحيان يستغرق الأمر بعض الوقت للبدء في تحقيق فوائد توفير التكاليف ولن تنكمش النفقات بين عشية وضحاها ، ومع مرور الوقت تصبح المنافع المالية أكثر وضوحًا. بالإضافة إلى ذلك ، غالبا ما تحدث هذه الفوائد في تسلسل. على سبيل المثال ، يزيد نظام المعلومات من الإنتاجية ، مما قد يؤدي إلى تخفيضات القوى العاملة ، مما يقلل من تكاليف التشغيل. ويمكنه أيضًا تحسين كفاءة ترتيب المخزون ، الأمر الذي يؤدي في الغالب إلى تقليل الوقت المستغرق والنتائج في كل من انخفاض متطلبات وتكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
تحكم داخلي أفضل
يعمل عدد من الفوائد الملموسة على تحسين الضوابط الداخلية الوقائية والبيئية. على سبيل المثال ، يسمح نظام تخزين المعلومات المركزي بتحسين التحكم في الوصول. يؤدي التقرير السريع ، والذي يترجم غالبًا إلى التعليقات الآنية ، إلى زيادة المساءلة ويقلل من فرص إساءة استخدام الأصول التجارية أو الاحتيال أو السرقة الداخلية. بالإضافة إلى ذلك ، لا يجعل التتبع التلقائي عملية البحث عن الوثائق الحالية والتاريخية أسهل فحسب ، بل يسمح لك أيضًا بإنشاء ومراجعة مسارات التدقيق الكاملة لمعظم المعاملات.
زادت العوائد
يمكن لنظام المعلومات تحسين وقت الاستجابة وزيادة إيرادات المبيعات. يمكن أن تساعد الفوائد الملموسة مثل توفر البيانات المحسنة واختناقات المعلومات الأقل في جزء إدارة المخزون في نظام المعلومات على زيادة المبيعات من خلال تقليل المخزونات والطلبات الخلفية. في قسم إدارة العلاقات مع العملاء ، يمكن أن يعني الوصول السهل إلى معلومات العميل الفرق بين إجراء عملية البيع وعدم إجرائها. كما يسمح للمبيعات وأفراد خدمة العملاء بمراقبة سجل طلبات العملاء وجدولة مكالمات البيع في الوقت المناسب.
